（2019年修訂）

第一章  總  則

第一條  依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教育部《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際，制定本辦法。

第二條  學(xué)校檔案工作嚴(yán)格實(shí)行文件材料形成部門(mén)和課題組立卷的部門(mén)立卷歸檔制度。即由立卷人按文件材料的形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷或按件裝盒，編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄或文件目錄，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題或編制檔號(hào)，確定保管期限或密級(jí)，交本部門(mén)檔案工作人員檢查，裝訂后向?qū)W校檔案部門(mén)移交，檔案部門(mén)應(yīng)派人指導(dǎo)立卷工作。

第三條  學(xué)校各二級(jí)單位均為立卷部門(mén)。各部門(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)的檔案工作，并確定1～4名兼（專(zhuān)）職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。

第二章  立卷原則

第四條  歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，能準(zhǔn)確、全面地反映學(xué)校和部門(mén)的真實(shí)情況和主要活動(dòng)，必須對(duì)學(xué)校當(dāng)前與將來(lái)具有查證和參考作用。

第五條  立卷應(yīng)按文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，并適當(dāng)照顧文件材料的保存價(jià)值，使案卷便于保管和利用。

第三章  立卷要求

第六條  文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，為保證文件材料的質(zhì)量和歸檔文件的齊全、完整，要求各部門(mén)（單位）把好擬文、辦文關(guān)，做好以下幾項(xiàng)工作：

（一）杜絕不規(guī)范公文的產(chǎn)生。擬文人必須按規(guī)定的擬文格式和程序擬文，文件日期必須寫(xiě)明年、月、日。必須用統(tǒng)一的擬文紙，禁止使用不規(guī)范的紙張；擬寫(xiě)文件、領(lǐng)導(dǎo)批示都須用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止用字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具（如圓珠筆、鉛筆、紅墨水和純藍(lán)墨水等）書(shū)寫(xiě)歸檔材料。

（二）各部門(mén)（單位）文件收發(fā)必須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。各部門(mén)應(yīng)設(shè)收、發(fā)文登記本，文件收發(fā)一定要進(jìn)行登記、簽收，保證每份文件落處清楚。

（三）各部門(mén)文書(shū)處理人員要做好文件的傳閱和回收工作。

（四）文件經(jīng)辦人員在文件辦理完畢后應(yīng)及時(shí)主動(dòng)退回文書(shū)處理人員。文書(shū)人員要及時(shí)催退辦理完畢的文件，以保證文件的齊全。

（五）文書(shū)處理人員要根據(jù)本部門(mén)歷年形成文件的情況準(zhǔn)備若干卷夾，將平時(shí)處理完畢的文件材料及時(shí)歸入相應(yīng)的卷夾內(nèi)。文件材料多的部門(mén)，平時(shí)要定期進(jìn)行整理，發(fā)現(xiàn)短缺，及時(shí)補(bǔ)全。

（六）文書(shū)處理人員要把好本部門(mén)形成的文件材料的質(zhì)量關(guān)，要對(duì)本單位擬寫(xiě)的文件的格式、用印、日期、書(shū)寫(xiě)材料、用紙規(guī)格等進(jìn)行檢查，對(duì)于不符合要求的，要請(qǐng)有關(guān)人員更正。

第七條  為保證各部門(mén)立卷歸檔質(zhì)量，特做如下要求（教職工人事檔案、學(xué)生檔案立卷歸檔要求另行規(guī)定）：

（一）歸檔內(nèi)容，按照長(zhǎng)沙理工大學(xué)各門(mén)類(lèi)檔案管理實(shí)施細(xì)則執(zhí)行。

（二）歸檔重點(diǎn)，以本?；虮静块T(mén)形成的文件材料為主。上級(jí)針對(duì)學(xué)校的人或事的發(fā)文或者是指令性、指導(dǎo)性文件、通知、批復(fù)，應(yīng)視為本校文件歸檔。

（三）歸檔的材料必須為原件（稿）。載體和書(shū)寫(xiě)材料均須質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)繪工整、聲像清晰、規(guī)格統(tǒng)一、簽章完備，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

（四）凡歸檔的本校（部門(mén)）形成的文件及與外單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料，均須加蓋公章。

（五）兼（專(zhuān)）職檔案人員要在當(dāng)年年底或次年年初，按要求整理本部門(mén)形成的和收到的文件材料。檢查分類(lèi)是否合理，文件材料是否齊全、完整（齊全是指本部門(mén)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的材料是否歸齊；完整是指一次活動(dòng)中形成的各種材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、底稿、附件，申請(qǐng)與批復(fù)是否齊全）。發(fā)現(xiàn)短缺應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并設(shè)法補(bǔ)全。剔除不需歸檔的文件材料。

（六）歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)整理、鑒定，并由歸檔部門(mén)提出保管期限和保密意見(jiàn)，經(jīng)檔案館審查后歸檔。

（七）歸檔案卷必須按規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄必須采用計(jì)算機(jī)打印。

（八）凡因?qū)W校合并，合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，由合并后的學(xué)校檔案部門(mén)單列全宗，統(tǒng)一保存、保管。學(xué)校合并或機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，各撤銷(xiāo)、合并的部門(mén)和單位的檔案，一定要全部征集上來(lái)，不得散失。

（九）不歸檔的文件材料。上級(jí)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件；重份文件；無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；未經(jīng)討論、領(lǐng)導(dǎo)未簽發(fā)、未生效的文件；一般詢(xún)問(wèn)性、提一般建議的群眾來(lái)信；非隸屬機(jī)關(guān)抄送不需辦理的文件材料。

第四章  立卷分工

第八條  綜合性收文，由黨政辦立卷歸檔。專(zhuān)業(yè)性或具體業(yè)務(wù)性收文由黨政辦登記編號(hào)后，交相關(guān)職能部門(mén)執(zhí)行，并由職能部門(mén)將承辦的結(jié)果性文件材料與上級(jí)發(fā)文一并立卷歸檔。

第九條  以學(xué)校名義對(duì)外發(fā)文及全校性、綜合性文件材料由黨政辦立卷。其余由各職能部門(mén)或教學(xué)單位負(fù)責(zé)相應(yīng)門(mén)類(lèi)的立卷。

第十條  學(xué)校召開(kāi)的各種全校性或?qū)I(yè)性會(huì)議材料由主辦部門(mén)歸檔。

第十一條  校內(nèi)各部門(mén)向校黨委或校行政的請(qǐng)示、報(bào)告及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)件，由黨政辦立卷歸檔。

第十二條  黨委書(shū)記、副書(shū)記、校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)在校內(nèi)外的重要講話稿，由黨政辦分別收集歸檔。

第十三條  校內(nèi)由兩個(gè)以上部門(mén)（單位）協(xié)辦事項(xiàng)的文件材料，由主辦單位負(fù)責(zé)匯總歸檔。與外單位合作完成的項(xiàng)目，若我校為負(fù)責(zé)單位，經(jīng)辦部門(mén)須負(fù)責(zé)歸檔一套完整的檔案；若我校為協(xié)作單位，則只歸檔與承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的部分。

第十四條  立卷歸檔涉及各個(gè)部門(mén)的，由主管職能部門(mén)歸檔，其他部門(mén)向主管職能部門(mén)集中。

第十五條  撤銷(xiāo)（合并）機(jī)構(gòu)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件材料，在機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)（合并）之前由本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)立卷歸檔和移交。

第十六條  重要的來(lái)信來(lái)訪材料（記錄、批復(fù)、復(fù)信等）由承辦部門(mén)歸檔。

第十七條  綜合檔案（教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、人物、實(shí)物）由各相關(guān)部門(mén)和課題組、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷歸檔。可按長(zhǎng)沙理工大學(xué)各類(lèi)檔案歸檔細(xì)則、長(zhǎng)沙理工大學(xué)紙質(zhì)檔案整理工作步驟執(zhí)行。具體分工如下：

（一）教學(xué)檔案JX（教務(wù)處、研究生院、國(guó)際學(xué)院、繼教學(xué)院、城南學(xué)院、招就處、高教所、體育學(xué)院、各學(xué)院等）

1、教學(xué)檔案主要包括教學(xué)綜合管理文件、招生、就業(yè)、學(xué)籍管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、課堂教學(xué)與實(shí)踐、教材、學(xué)位、師資、課表等方面的材料。

2、實(shí)行教學(xué)與教學(xué)管理部門(mén)主持立卷歸檔的責(zé)任制。教學(xué)兼職檔案員必須將本單位形成的教學(xué)檔案材料收集齊全，整理立卷，經(jīng)審查驗(yàn)收后歸檔。

3、歸檔教學(xué)檔案材料必須是原件。

4、在組卷時(shí)，應(yīng)按不同問(wèn)題進(jìn)行組卷，每卷材料力求保持其有機(jī)聯(lián)系，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管時(shí)間長(zhǎng)短順序或收發(fā)文時(shí)間排列，也可按由上而下的單位級(jí)別等排列。

5、歸檔份數(shù)。凡原始材料，各種文字材料、手稿及正本，一般歸檔一份。重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本，以便保護(hù)原件。

6、歸檔時(shí)間。屬教學(xué)管理性文件于次學(xué)年6月底以前進(jìn)行歸檔；手工書(shū)寫(xiě)應(yīng)用不褪色的黑色碳素墨水，字跡要求工整清晰。

7、學(xué)生畢業(yè)、學(xué)位授予、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、提前畢業(yè)等情況要在學(xué)籍表中注明。

8、學(xué)生入學(xué)登記表中的照片要用原件，學(xué)生填表時(shí)必須用不褪色的黑色碳素墨水。

9、畢業(yè)審查和學(xué)位評(píng)定的有關(guān)項(xiàng)目，要填寫(xiě)畢業(yè)審查和學(xué)位評(píng)定結(jié)果并蓋章。

（二）科研檔案KY（科研部、人社處、院士辦、各學(xué)院等）

反映學(xué)?？茖W(xué)研究管理和科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的文件材料，由科研處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、科研檔案實(shí)行由科研管理機(jī)構(gòu)、各單位科研秘書(shū)和課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。對(duì)學(xué)?？蒲泄芾砦募土㈨?xiàng)的各類(lèi)科研課題資料實(shí)行檔案館統(tǒng)一管理，對(duì)未立項(xiàng)科研成果材料可由基層部門(mén)自行立卷，短期保存。

2、科研管理部門(mén)在布置、下達(dá)科研任務(wù)時(shí)，應(yīng)向科研項(xiàng)目、課題承研單位和個(gè)人同步下達(dá)科研檔案歸檔要求。

3、歸檔的科研文件材料必須是原件（定稿）。做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖像清晰，裝訂整齊，禁用字跡保存不長(zhǎng)久的書(shū)寫(xiě)工具。

4、歸檔份數(shù)。凡原始資料、各種文件材料手稿，一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本，以便保護(hù)原件。

5、凡幾個(gè)單位協(xié)作的項(xiàng)目，由主辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔。

6、重大科研成果評(píng)審、鑒定時(shí)，應(yīng)通知檔案館人員參加，負(fù)責(zé)對(duì)科研文件材料進(jìn)行登記，檢查是否合符歸檔要求，提出審查意見(jiàn)，須寫(xiě)入科研成果鑒定書(shū)。

7、申報(bào)科研成果評(píng)獎(jiǎng)時(shí)，應(yīng)由檔案館出具科研成果檔案材料齊全合格證明，方可申報(bào)。成果獲獎(jiǎng)后，應(yīng)將申報(bào)獲獎(jiǎng)材料原件送檔案館保存。

（三）產(chǎn)品與科技開(kāi)發(fā)類(lèi)CP（成果轉(zhuǎn)化中心、資產(chǎn)投資公司等）

反映學(xué)校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)活動(dòng)的文件材料（主要包括學(xué)校自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等），由學(xué)校校辦企業(yè)等部門(mén)負(fù)責(zé)收集和整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向?qū)W校檔案館移交。

（四）基建類(lèi)檔案JJ（后勤與基建處）

基建檔案反映學(xué)校基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)的基建類(lèi)文件材料（圖紙）及學(xué)校房屋、地產(chǎn)的重要文件資料，由學(xué)?；ㄌ幒头抗懿块T(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、學(xué)?；üこ毯徒ㄖS修、改造形成的有關(guān)材料應(yīng)按時(shí)依法交檔案館集中統(tǒng)一管理。歸檔的基建檔案和后勤維修文件材料必須反映其管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。工程竣工和維修改造結(jié)束后，應(yīng)將各個(gè)階段形成的不同載體形式的文件材料，包括基建項(xiàng)目的提出、各類(lèi)批文、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)設(shè)備、竣工等工作過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等全套材料向檔案館歸檔。

2、凡歸檔的文件材料均應(yīng)是原件，做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡清楚，圖面清晰、整潔，不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。

3、具有法律憑證作用的文件材料，簽字和印鑒必須齊全，請(qǐng)示與批復(fù)要同時(shí)歸檔，缺一不可。如報(bào)告、請(qǐng)示后無(wú)批復(fù)，經(jīng)辦人應(yīng)注明辦理情況，以備日后考查。

4、歸檔份數(shù)?？⒐D一般歸檔不少于一套，文字材料、底圖和聲像材料各歸檔一套。

5、凡具有法律憑證作用的重要文件材料（審批文件、產(chǎn)權(quán)證明、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等材料）在辦理、處理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔；管理性文件材料如無(wú)遺留問(wèn)題應(yīng)在工程竣工交付使用后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

6、基建檔案立卷程序。卷內(nèi)文件按正件在前，附件在后；印件在前，原件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。圖紙按圖的類(lèi)別序號(hào)排列，即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖。

7、基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）保管。藍(lán)圖大于卷盒的以手風(fēng)琴式折疊成四號(hào)圖紙的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機(jī)打邊。藍(lán)圖、底圖可以一組具有有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件。

8、基建管理部門(mén)和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按歸檔范圍分別做好基建檔案材料的收集、整理工作。

9、學(xué)校在基建項(xiàng)目發(fā)包時(shí)，應(yīng)要求施工單位在工程竣工時(shí)，提交一套完整的經(jīng)過(guò)編制、整理、審核、驗(yàn)收的文件、工程材料（包括竣工圖在內(nèi)）給檔案館保存?；ㄌ帒?yīng)將此要求在發(fā)包合同中明確規(guī)定，并從基建總投資中扣留5%作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗(yàn)收合格后返還給工程項(xiàng)目承建公司。

10、竣工圖逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章內(nèi)容包括：×××工程竣工圖、施工單位名稱(chēng)、建設(shè)單位名稱(chēng)、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位名稱(chēng)、監(jiān)理人和編制人、編制日期。圖章規(guī)格尺寸為80mm×60mm.

11、填寫(xiě)基建檔案資料移交目錄，連同案卷交檔案館驗(yàn)收，經(jīng)檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

（五）設(shè)備儀器檔案SB、SX-SB（國(guó)資處、工訓(xùn)中心、分析測(cè)試中心、各學(xué)院等）

凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備（主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備），在其購(gòu)置、接收、使用、維修、改造、報(bào)廢等過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機(jī)技術(shù)材料，由國(guó)資處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、上級(jí)和學(xué)校形成的有關(guān)儀器設(shè)備管理方面的文件材料和價(jià)格在十萬(wàn)元以上的大型、精密、貴重儀器、設(shè)備的全套隨機(jī)材料及在購(gòu)置、驗(yàn)收、測(cè)試、運(yùn)行、維修、報(bào)廢等全部管理活動(dòng)中直接形成的各種材料均屬儀器設(shè)備檔案。儀器設(shè)備檔案必須依法交檔案館集中統(tǒng)一管理。

2、學(xué)校儀器設(shè)備管理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定一名分管領(lǐng)導(dǎo)和一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的收集、立卷、歸檔工作，各院系、中心、實(shí)驗(yàn)室等部門(mén)也應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)分管，并確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)具體管理。

3、校內(nèi)單位凡購(gòu)買(mǎi)大型、貴重設(shè)備(十萬(wàn)元以上)時(shí)，購(gòu)置單位應(yīng)通知檔案館參加開(kāi)箱驗(yàn)收后，再由購(gòu)置單位將隨機(jī)材料收集齊全后，按照設(shè)備形成過(guò)程立卷，保持其材料的有機(jī)聯(lián)系，并確保完整、準(zhǔn)確。

4、歸檔材料不得用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)。歸檔時(shí)兼職檔案人員應(yīng)填寫(xiě)歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗(yàn)收，經(jīng)檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

（六）出版類(lèi)檔案CB（科研部、相關(guān)學(xué)院、宣傳部等）

學(xué)校自行編輯出版的報(bào)紙、學(xué)報(bào)、其它學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版的書(shū)籍等出版類(lèi)文件材料，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、學(xué)校期刊出版管理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定一名分管領(lǐng)導(dǎo)和一名兼職檔案人員，認(rèn)真做好部門(mén)出版檔案的收集、立卷、歸檔工作。

2、上級(jí)和本單位有關(guān)出版工作的各種文件、編輯出版合同、協(xié)議書(shū)以及具有長(zhǎng)遠(yuǎn)參考和憑證作用的各種材料，均屬歸檔范圍。

3、凡歸檔的各種材料，按自然形成的規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，分門(mén)別類(lèi)組卷。

4、歸檔材料不得用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗(yàn)收，經(jīng)檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

（七）外事類(lèi)檔案WS（國(guó)際交流處、國(guó)際學(xué)院等）

學(xué)校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國(guó)內(nèi)舉辦的）、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專(zhuān)家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)文件材料等，由國(guó)際交流處、國(guó)際教育學(xué)院等負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、凡本校與外國(guó)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體或個(gè)人在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、人才交流、友好往來(lái)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等不同載體的材料，均屬外事檔案。

2、凡本校人員因公出國(guó)（出境）訪問(wèn)、講學(xué)、進(jìn)修、開(kāi)會(huì)、科研合作等活動(dòng)中形成的材料都屬學(xué)校所有，任何個(gè)人不得據(jù)為己有，不得無(wú)故拒絕歸檔。

3、由學(xué)校外事部門(mén)牽頭聯(lián)系、組織國(guó)外（境外）人員到校學(xué)習(xí)、講學(xué)、參加會(huì)議、科研合作等形成的各類(lèi)文件、電子、聲像材料等應(yīng)由學(xué)校外事部門(mén)負(fù)責(zé)收集、匯總、立卷、歸檔。國(guó)際性會(huì)議或活動(dòng)所形成的文件、電子、聲像材料由會(huì)議或活動(dòng)主辦單位歸檔。

4、外事檔案的立卷應(yīng)先將文件資料集中起來(lái)，按事由分門(mén)別類(lèi)，檢查文件是否完整齊全，有無(wú)圓珠筆書(shū)寫(xiě)的材料（如有需復(fù)印附后）。

5、歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)歸檔目錄一式兩份，連同歸檔材料交檔案館驗(yàn)收，檢查合格后，雙方在目錄上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

（八）財(cái)會(huì)檔案（計(jì)財(cái)處）

反映學(xué)校財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)的文件材料（主要包括憑證、帳簿、報(bào)表等），由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；

1、學(xué)校每年形成的財(cái)務(wù)管理性文件材料，應(yīng)在次年5月底前歸檔，當(dāng)形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿(mǎn)后的次年5月底前歸檔。

2、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)遵循其形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系。根據(jù)各類(lèi)材料的時(shí)間順序、內(nèi)容價(jià)值、數(shù)量、保管期限分別整理組卷。有關(guān)管理性文件依照黨群、行政類(lèi)公文立卷要求辦理。

3、財(cái)務(wù)檔案按會(huì)計(jì)年度時(shí)間進(jìn)行組卷，不同年度的會(huì)計(jì)檔案材料不能放在一起立卷，應(yīng)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表分別組成保管單位。帳簿一般是以本為一個(gè)保管單位。

4、對(duì)未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)及涉外的原始憑證，由財(cái)務(wù)管理部門(mén)立卷，交檔案館保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

5、檔案館接收財(cái)務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持原裝，凡不符合要求的檔案館有權(quán)拒絕接收，并要求限期改正后歸檔。

（九）聲像檔案SX（學(xué)校各部門(mén)）

凡在學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成的記錄和反映工作及活動(dòng)過(guò)程，具有保存和查考價(jià)值的各種聲像載體和配套文字材料，均屬聲像檔案。聲像檔案實(shí)行由檔案館集中統(tǒng)一管理的制度。另，凡上級(jí)頒發(fā)給學(xué)校的獎(jiǎng)狀（牌）、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、光榮冊(cè)；領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、名人題詞，學(xué)校過(guò)期印章、教職工、學(xué)生個(gè)人獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)（省部級(jí)以上獎(jiǎng)），凡經(jīng)學(xué)校確定為人物檔案范疇的個(gè)人，在國(guó)內(nèi)外教學(xué)科研、黨政管理活動(dòng)中形成的，具有珍貴保存價(jià)值的著作、論文、證書(shū)、照片、圖表、實(shí)物等材料，均歸在聲像檔案類(lèi)。

1、為確保學(xué)校聲像材料管理工作的落實(shí)，各部門(mén)因公產(chǎn)生的有保存價(jià)值的聲像載體（照片、底片、光盤(pán)、錄像帶等），有義務(wù)無(wú)償向檔案館歸檔。對(duì)重大活動(dòng)產(chǎn)生的聲像材料，在活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)立即將聲像材料收集齊全后移交檔案館。

2、對(duì)聲像檔案保管與整理技術(shù)要求高、數(shù)量大、利用率高的部門(mén)，可按檔案館的業(yè)務(wù)要求，設(shè)立聲像檔案分室，按檔案管理的要求自行保管部分聲像檔案，每年年底須將當(dāng)年學(xué)校重大活動(dòng)的聲像材料和網(wǎng)頁(yè)的新聞內(nèi)容刻制成光盤(pán)和其他載體形式一式兩套，連同所有的聲像材料目錄向檔案館歸檔。

3、人物聲像檔案由本人（或家屬）及所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；部門(mén)撤銷(xiāo)（合并），由部門(mén)保存的實(shí)物檔案應(yīng)與其它檔案材料一并向檔案館移交，部門(mén)不得私人留存、轉(zhuǎn)移或銷(xiāo)毀。

4、歸檔的聲像材料必須是未經(jīng)加工的原版、原件和能反映各項(xiàng)活動(dòng)主題的有代表性的材料，其圖像清晰、聲音清楚，并須標(biāo)注聲像材料產(chǎn)生的時(shí)間、地點(diǎn)及簡(jiǎn)要內(nèi)容說(shuō)明等文字。

（十）實(shí)物檔案SW（學(xué)校各部門(mén)）

1、實(shí)物檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研及管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值，以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。單位獲得的均應(yīng)歸檔，由檔案館永久保存。個(gè)人獲得的則在征得本人同意后，可將原件歸入檔案館永久保存。

2、實(shí)物檔案按其內(nèi)容、形式進(jìn)行分類(lèi)、編目。貴重實(shí)物檔案必須專(zhuān)柜保管。

3、歸檔單位應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)歸檔目錄一式二份，由交接雙方簽字后，各執(zhí)一份存查。

4、各單位兼職檔案人員要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的收集工作。實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間應(yīng)在實(shí)物檔案產(chǎn)生的三個(gè)月內(nèi)向檔案館移交，填寫(xiě)歸檔清單一式兩份，由歸檔雙方各執(zhí)一份存查。

（十一）人物檔案RW（學(xué)校各部門(mén)）

1、主要包括人物檔案范疇的個(gè)人，在教學(xué)科研、黨政管理活動(dòng)中形成的如著作、論文、筆記、照片、實(shí)物等材料。

2、人物檔案由本人（或家屬）及所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；部門(mén)撤銷(xiāo)（合并），由部門(mén)保存的實(shí)物檔案應(yīng)與其它檔案材料一并向檔案館移交。

第五章  歸檔和移交

第十八條  立卷完成，須經(jīng)立卷部門(mén)（單位）檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)審核。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按要求認(rèn)真檢查已歸檔的文件材料的質(zhì)量，對(duì)不符合要求的應(yīng)責(zé)令改正，對(duì)文件短缺的應(yīng)協(xié)助檔案員設(shè)法補(bǔ)全。最后，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在《備考表》上簽字。

第十九條  兼（專(zhuān)）職檔案人員將自己整理好的文件材料送檔案館，由檔案館人員進(jìn)行檢查，檢查合格后打印卷內(nèi)目錄，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，然后裝訂成卷，按時(shí)向檔案館歸檔。

第二十條  案卷移交檔案館。雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷，應(yīng)退回立卷部門(mén)重新整理后再歸檔。

第二十一條  文件材料形成部門(mén)和課題組立卷歸檔是我校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各相關(guān)部門(mén)必須分工明確，協(xié)同配合。學(xué)校分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)人員的檔案意識(shí)教育，要把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作納入學(xué)校和部門(mén)工作規(guī)劃、計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第六章  附  則

第二十二條  本辦法由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。