校屬各單位：
為做好我校2023年度文件材料的歸檔工作，確保歸檔材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》等精神，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍和歸檔時(shí)間
1、2023年1月1日至2023年12月31日各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，反映各部門(mén)工作的、具有保存價(jià)值的各種載體（如文字、圖表、照片、音視頻和實(shí)物等）材料。
2、2023年以前各單位（部門(mén)）應(yīng)歸檔但未歸檔的重要檔案材料。
3、各單位（部門(mén)）歸檔范圍參照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)各單位（部門(mén)）歸檔材料范圍、保管期限表（2024版）》（附件1）。
4、重要活動(dòng)及實(shí)物歸檔提示：
（1）2023年各類(lèi)重要會(huì)議及活動(dòng)中形成的重要文件材料、協(xié)議合同、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及領(lǐng)導(dǎo)題詞、照片、錄像等材料。如：省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)來(lái)學(xué)校的公務(wù)活動(dòng)；國(guó)內(nèi)外知名人士來(lái)學(xué)校參加的活動(dòng)；學(xué)校與省、市政府的重要合作活動(dòng)；省部級(jí)以上部門(mén)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的考核、評(píng)估、驗(yàn)收活動(dòng)；學(xué)校舉（承）辦的重大國(guó)際性會(huì)議、學(xué)術(shù)活動(dòng)；學(xué)校召開(kāi)的各類(lèi)重大會(huì)議和舉辦的全校性活動(dòng)；各類(lèi)由學(xué)校組織的或代表學(xué)校參加的全國(guó)性、國(guó)際性競(jìng)賽、會(huì)展等活動(dòng)。
（2）單位與個(gè)人獲省級(jí)以上的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等以及與外單位交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物。
5、自通知下發(fā)之日起，各單位（部門(mén)）即可對(duì)2023年度形成的檔案材料進(jìn)行整理并移交歸檔，時(shí)間截止至2024年7月12日。
二、歸檔要求
1、各單位（部門(mén)）要高度重視本單位檔案材料的收集歸檔工作。檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)部署檔案歸檔工作，兼職檔案員切實(shí)履行職責(zé)，確保歸檔材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量符合歸檔要求，并及時(shí)移交檔案館。
2、嚴(yán)格實(shí)行文件材料形成部門(mén)立卷歸檔制度。各單位（部門(mén)）均為立卷單位，兼職檔案員為本單位的立卷人。
3、實(shí)行紙質(zhì)文件、電子文件雙套制歸檔。有紙質(zhì)文件無(wú)電子文件的，按紙質(zhì)文件歸檔；有紙質(zhì)文件與電子文件的，二者同時(shí)歸檔，并且確保在內(nèi)容上保持一致。
4、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門(mén)的，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門(mén)協(xié)助提供材料。涉及機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤并、新增的由合并或新產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)按職能分工的延續(xù)統(tǒng)一歸檔。
三、歸檔程序
1、各單位兼職檔案員按照歸檔范圍收集本單位形成的檔案材料，進(jìn)行分類(lèi)預(yù)立卷，確保分類(lèi)預(yù)立卷無(wú)誤后再分卷編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
2、登錄“長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)”，錄入案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)，與實(shí)體檔案核對(duì)無(wú)誤后，在系統(tǒng)中提交審核。詳見(jiàn)《長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)－兼職檔案員操作流程》（附件2）；平臺(tái)網(wǎng)址：http://10.255.195.137:8080/DAS/login.jsp。
3、系統(tǒng)審核通過(guò)后，兼職檔案員在系統(tǒng)中打印《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案移交目錄》和《備考表》（均一式兩份，由本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后加蓋單位公章），交接雙方各執(zhí)一份備查。
4、各單位提前與檔案館預(yù)約，將檔案材料送交至檔案館（金盆嶺校區(qū)原圖書(shū)館A館南棟），現(xiàn)場(chǎng)辦理檔案驗(yàn)收移交手續(xù)。交接雙方根據(jù)檔案目錄，當(dāng)面檢查、驗(yàn)收，凡不符合歸檔要求的案卷，退回立卷部門(mén)重新整理后歸檔。
四、聯(lián)系方式
1、長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案工作QQ群：71327178
2、立卷歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系人：何老師，85213087，13787289269
附件：
《長(zhǎng)沙理工大學(xué)各單位（部門(mén)）歸檔材料范圍、保管期限表（2024版）》
《長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)――兼職檔案員操作流程》
長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館
2024年5月15日
