校屬各單位：

為進(jìn)一步加強(qiáng)我校學(xué)生檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案管理相關(guān)規(guī)定作出部分調(diào)整，并將具體事項(xiàng)通知如下。

一、學(xué)生檔案分類歸檔清單及時(shí)限

1. 博士新生檔案。各學(xué)年度全日制博士研究生擬錄取名單公示期間，研究生院及時(shí)向檔案館提交擬錄取名冊(cè)，學(xué)院負(fù)責(zé)調(diào)取、接收、整理、初審擬錄取博士研究生（非定向就業(yè)）人事檔案，并統(tǒng)一移交給檔案館；檔案館負(fù)責(zé)審查考生人事檔案，對(duì)考生檔案材料出現(xiàn)問(wèn)題或缺失的，及時(shí)告知研究生院相關(guān)名單，由研究生院通知學(xué)院進(jìn)行處理。博士新生入校后，研究生院向檔案館提交博士研究生新生名冊(cè)；檔案館在兩個(gè)月內(nèi)完成博士研究生新生檔案的歸檔工作。歸檔材料為：高中檔案材料、本科檔案材料、碩士檔案材料、博士研究生錄取登記表、兩份報(bào)考博士生專家推薦書、定向培養(yǎng)研究生協(xié)議書、新生健康體檢表；工作期間人事檔案材料。

2. 碩士新生檔案。新生入校后，研究生院及時(shí)向檔案館提交碩士研究生新生名冊(cè)；學(xué)院在兩個(gè)月內(nèi)做好碩士研究生新生檔案的接收、審查、整理、建檔、歸檔工作；每年10月31日前按要求向檔案館移交，由檔案館統(tǒng)一管理。歸檔材料為：高中檔案材料、本科檔案材料、研究生錄取登記表、新生健康體檢表。

3. 本科新生檔案。新生入校后，招生就業(yè)處及時(shí)向檔案館提交本科新生名冊(cè)；各學(xué)院在兩個(gè)月內(nèi)做好新生檔案的接收、審查、整理、建檔、歸檔工作；每年10月31日前按要求向檔案館移交本科新生檔案（含團(tuán)員材料），由檔案館統(tǒng)一管理。歸檔材料為：高中畢業(yè)生登記表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表、高考志愿表、高考成績(jī)單、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等；新生學(xué)生登記表、新生健康體檢表。

二、相關(guān)工作要求

1. 檔案材料必須齊全完整。新生檔案在移交入館之前，各學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)審查，若發(fā)現(xiàn)有所遺缺，要求學(xué)生須及時(shí)補(bǔ)全遺缺部分，確保移交檔案材料齊全完整。

2. 黨團(tuán)材料及時(shí)移交。如新生為預(yù)備黨員或入黨積極分子，其黨員發(fā)展相關(guān)材料可暫由學(xué)院負(fù)責(zé)保管，待轉(zhuǎn)正后由學(xué)院負(fù)責(zé)將轉(zhuǎn)正學(xué)生黨員材料在指定時(shí)間內(nèi)（時(shí)間另行通知）移交檔案館。各學(xué)年度團(tuán)員發(fā)展工作完成后1個(gè)月內(nèi)，各學(xué)院將學(xué)生團(tuán)員材料移交檔案館。

3. 獎(jiǎng)懲等材料定期移交。各學(xué)院應(yīng)將學(xué)生年度鑒定材料，對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)、處理、處分及解除處分材料真實(shí)完整地歸入本人檔案，每年定期移交檔案館一次，時(shí)間為每年 10月—11月。

4. 檔案調(diào)整按時(shí)完成。各學(xué)年度轉(zhuǎn)專業(yè)工作完成后1個(gè)月內(nèi)，教務(wù)處及時(shí)向檔案館提交轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生名冊(cè)，由檔案館統(tǒng)一調(diào)整學(xué)生檔案所在學(xué)院。

5. 高度重視新生檔案安全工作。檔案移交前，各學(xué)院應(yīng)安排專人保管，檔案要存放在帶鎖的箱柜中，注意好防火、防潮（水）、防盜、防蟲、防鼠；查閱利用新生檔案應(yīng)用專門記錄本做好登記，查閱后應(yīng)及時(shí)歸入檔案袋，以防丟失。

三、緊急移交事項(xiàng)

1. 2021、2022級(jí)學(xué)生團(tuán)員材料。請(qǐng)各學(xué)院于2024年7月15日前將保管的2021級(jí)、2022級(jí)學(xué)生團(tuán)員材料移交檔案館（提前與檔案館綜合與學(xué)生檔案室預(yù)約）。

2. 移交地址及聯(lián)系電話。地址：檔案館綜合與學(xué)生檔案室（金盆嶺校區(qū)原圖書館A館南棟101室）；聯(lián)系人：蔡老師、龍老師，電話：85203036；13723887913。

                                                                                      長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館

                                                                                        2024年6月24日