校屬各單位：

根據(jù)教育部《高等學校檔案管理辦法》《長沙理工大學檔案管理辦法》，上半年，各單位需收集、整理和移交上一年度歸檔文件材料。為使此項工作順利進行，現(xiàn)將相關(guān)工作安排如下：

一、歸檔范圍

1、各部門從2018年1月1日至2018年12月31日生成的各種載體（如紙質(zhì)文字圖表、照片、音視頻和實物等）材料；跨年度完成的反映2018年工作的材料。具體范圍請參照《長沙理工大學檔案歸檔范圍及保管期限》執(zhí)行。

2、各部門應向檔案館移交而未移交的2018年以前的檔案材料。

二、歸檔要求：

 1、校屬各單位分管檔案工作領(lǐng)導負責組織本單位人員，認真梳理本單位在2018年度各項工作中形成并辦理完畢的有價值的各類材料移交給本單位部門兼職檔案員。部門兼職檔案員根據(jù)學校檔案工作相關(guān)規(guī)定進行立卷整理。任何單位或個人不得將應歸檔材料據(jù)為己有。

 2、歸檔文件材料應是原件，材料務必內(nèi)容真實完整、用紙規(guī)范、手續(xù)齊備（需蓋章的應蓋章，需簽字的應簽字），部門兼職檔案員要逐卷逐件檢查，按要求順序進行整理。

 3、目錄打印為一式二份，其中一份放檔案盒內(nèi)保存，一份作為檔案館歸檔文件目錄匯總，需加蓋移交單位公章，且有單位領(lǐng)導、移交人簽名，同時報送相應電子文檔，電子文檔須注明與紙質(zhì)檔案相符的標題及時間。各“件”上的檔章號由檔案館檢查后再組織蓋制。

  4、應歸檔的聲像（視頻、照片）、實物檔案須標明題名、時間、地點、人物等要素。

5、檔案館檔案管理系統(tǒng)正在測試中，檔案歸檔材料范圍及保管期限有部分調(diào)整，2019年度檔案將按新辦法收集，屆時檔案館將進行專題培訓。

6、歸檔截止時間：2019年6月30日前。

三、移交時間與地點：

老校區(qū)辦公大樓7樓711室   聯(lián)系人：周靜  電話85213087

                                      校檔案館

                                二0一九年五月二十七日