校屬各單位：

根據(jù)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》，上半年，各單位需收集、整理和移交上一年度歸檔文件材料。為使此項(xiàng)工作順利進(jìn)行，現(xiàn)將相關(guān)工作安排如下：

一、歸檔范圍

1、各部門從2018年1月1日至2018年12月31日生成的各種載體（如紙質(zhì)文字圖表、照片、音視頻和實(shí)物等）材料；跨年度完成的反映2018年工作的材料。具體范圍請(qǐng)參照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限》執(zhí)行。

2、各部門應(yīng)向檔案館移交而未移交的2018年以前的檔案材料。

二、歸檔要求：

 1、校屬各單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在2018年度各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的有價(jià)值的各類材料移交給本單位部門兼職檔案員。部門兼職檔案員根據(jù)學(xué)校檔案工作相關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷整理。任何單位或個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

 2、歸檔文件材料應(yīng)是原件，材料務(wù)必內(nèi)容真實(shí)完整、用紙規(guī)范、手續(xù)齊備（需蓋章的應(yīng)蓋章，需簽字的應(yīng)簽字），部門兼職檔案員要逐卷逐件檢查，按要求順序進(jìn)行整理。

 3、目錄打印為一式二份，其中一份放檔案盒內(nèi)保存，一份作為檔案館歸檔文件目錄匯總，需加蓋移交單位公章，且有單位領(lǐng)導(dǎo)、移交人簽名，同時(shí)報(bào)送相應(yīng)電子文檔，電子文檔須注明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間。各“件”上的檔章號(hào)由檔案館檢查后再組織蓋制。

  4、應(yīng)歸檔的聲像（視頻、照片）、實(shí)物檔案須標(biāo)明題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素。

5、檔案館檔案管理系統(tǒng)正在測(cè)試中，檔案歸檔材料范圍及保管期限有部分調(diào)整，2019年度檔案將按新辦法收集，屆時(shí)檔案館將進(jìn)行專題培訓(xùn)。

6、歸檔截止時(shí)間：2019年6月30日前。

三、移交時(shí)間與地點(diǎn)：

老校區(qū)辦公大樓7樓711室   聯(lián)系人：周靜  電話85213087

                                      校檔案館

                                二0一九年五月二十七日