各學院：

 畢業(yè)生集體合影照片是學校檔案的重要組成部分，是珍貴的檔案資料，是校友在校學習歷程的見證，具有重要的紀念意義。根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局第27號令）的規(guī)定，結合學校實際，現(xiàn)就做好畢業(yè)生集體合影照片的收集歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍

（一）2019屆本科、研究生畢業(yè)生以年級、專業(yè)（或班級）為單位的畢業(yè)生集體合影照片；

（二）本學院建院以來未移交檔案館的歷屆畢業(yè)生集體合影照片。

二、歸檔要求

1.文件名為“長沙理工大學××學院××屆××專業(yè)××班畢業(yè)集體合影”方式命名。

2.紙質版照片和電子版照片（或膠卷底片）各歸一份，電子版照片須與紙質版照片（或膠卷底片）一致。

3.紙質版照片請另附紙張進行照片文字說明（照片文字說明模板詳見附件1），文字說明電子稿須一并歸檔；電子版照片為jpg格式，用相機拍攝的數(shù)碼相片不低于300萬像素，紙質照片掃描形成的數(shù)碼相片分辨率不低于600dpi。

4.紙質版照片及電子版照片按要求整理完成后，以學院為單位形成《畢業(yè)生集體合影照片移交清單》（加蓋公章），并將紙質版照片、電子版照片到學校檔案館辦理移交手續(xù)。電子版照片打包壓縮后一并發(fā)至檔案館周老師處。

三、歸檔時間及地點

1.從今年開始，每年6月30日前請各學院完成應屆畢業(yè)生集體合影照片的收集、整理和移交歸檔工作。

2.為配合學校檔案的建設，請各學院參照附件由近及遠逐步梳理往屆畢業(yè)生集體合影照片（已移交檔案館的不用重復移交），繼續(xù)教育學院還需梳理各類各層次培訓班結業(yè)照片。各學院梳理一批移交一批，于2020年5月底前完成。

3.移交地點：檔案館（老校區(qū)辦公大樓7樓711室)；聯(lián)系人：周老師，聯(lián)系電話:85213087，郵箱：137892545@qq.com

附件（可上校檔案館主頁下載中心下載）：

1：照片文字說明模板

2：畢業(yè)生合影照片移交清單

長沙理工大學檔案館

2019年5月27日

附件1：            照片文字說明模板

題    名：長沙理工大學XX學院XX屆（或XX專業(yè)或XX班）畢業(yè)集體合影（本科生/研究生）

拍攝時間：XX年XX月XX日

拍攝地點：XXX

攝影者：XXX

紙版合影人員名單，要與照片上人員排列順序一致對應，請在校領導或老師的姓名后加以備注。

例：

第一排：左起XXX、XXX（校長或副校長）、XXX (學院黨委書記)、XXX（院長）、XXX (輔導員) 、XXX（教師）、XXX.......

第二排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......

第三排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......

未參加拍照畢業(yè)生：XXX、XXX......（如無可省略）

附件2：

畢業(yè)生集體合影照片移交清單

           學院(專業(yè))           屆        年級      （班級）

備注：本表格一式兩份，簽字蓋章后，學院、檔案館各存一份

移交人：                      檔案接收人：       

分管領導：                     移交時間：      年    月    日