各學(xué)院：
畢業(yè)生集體合影照片是學(xué)校檔案的重要組成部分，是珍貴的檔案資料，是校友在校學(xué)習(xí)歷程的見(jiàn)證，具有重要的紀(jì)念意義。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令）的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，現(xiàn)就做好畢業(yè)生集體合影照片的收集歸檔工作通知如下：
一、歸檔范圍
（一）2019屆本科、研究生畢業(yè)生以年級(jí)、專業(yè)（或班級(jí)）為單位的畢業(yè)生集體合影照片；
（二）本學(xué)院建院以來(lái)未移交檔案館的歷屆畢業(yè)生集體合影照片。
二、歸檔要求
1.文件名為“長(zhǎng)沙理工大學(xué)××學(xué)院××屆××專業(yè)××班畢業(yè)集體合影”方式命名。
2.紙質(zhì)版照片和電子版照片（或膠卷底片）各歸一份，電子版照片須與紙質(zhì)版照片（或膠卷底片）一致。
3.紙質(zhì)版照片請(qǐng)另附紙張進(jìn)行照片文字說(shuō)明（照片文字說(shuō)明模板詳見(jiàn)附件1），文字說(shuō)明電子稿須一并歸檔；電子版照片為jpg格式，用相機(jī)拍攝的數(shù)碼相片不低于300萬(wàn)像素，紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼相片分辨率不低于600dpi。
4.紙質(zhì)版照片及電子版照片按要求整理完成后，以學(xué)院為單位形成《畢業(yè)生集體合影照片移交清單》（加蓋公章），并將紙質(zhì)版照片、電子版照片到學(xué)校檔案館辦理移交手續(xù)。電子版照片打包壓縮后一并發(fā)至檔案館周老師處。
三、歸檔時(shí)間及地點(diǎn)
1.從今年開(kāi)始，每年6月30日前請(qǐng)各學(xué)院完成應(yīng)屆畢業(yè)生集體合影照片的收集、整理和移交歸檔工作。
2.為配合學(xué)校檔案的建設(shè)，請(qǐng)各學(xué)院參照附件由近及遠(yuǎn)逐步梳理往屆畢業(yè)生集體合影照片（已移交檔案館的不用重復(fù)移交），繼續(xù)教育學(xué)院還需梳理各類各層次培訓(xùn)班結(jié)業(yè)照片。各學(xué)院梳理一批移交一批，于2020年5月底前完成。
3.移交地點(diǎn)：檔案館（老校區(qū)辦公大樓7樓711室)；聯(lián)系人：周老師，聯(lián)系電話:85213087，郵箱：137892545@qq.com
附件（可上校檔案館主頁(yè)下載中心下載）：
1：照片文字說(shuō)明模板
2：畢業(yè)生合影照片移交清單
長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館
2019年5月27日
附件1： 照片文字說(shuō)明模板
題 名：長(zhǎng)沙理工大學(xué)XX學(xué)院XX屆（或XX專業(yè)或XX班）畢業(yè)集體合影（本科生/研究生）
拍攝時(shí)間：XX年XX月XX日
拍攝地點(diǎn)：XXX
攝影者：XXX
紙版合影人員名單，要與照片上人員排列順序一致對(duì)應(yīng)，請(qǐng)?jiān)谛ｎI(lǐng)導(dǎo)或老師的姓名后加以備注。
例：
第一排：左起XXX、XXX（校長(zhǎng)或副校長(zhǎng)）、XXX (學(xué)院黨委書(shū)記)、XXX（院長(zhǎng)）、XXX (輔導(dǎo)員) 、XXX（教師）、XXX.......
第二排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......
第三排：左起XXX、XXX、XXX、XXX、XXX ......
未參加拍照畢業(yè)生：XXX、XXX......（如無(wú)可省略）
附件2：
畢業(yè)生集體合影照片移交清單
學(xué)院(專業(yè)) 屆 年級(jí) （班級(jí)）
序號(hào) |
題 名 |
拍攝時(shí)間 |
拍攝地點(diǎn) |
整理人 |
備注 |
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備注：本表格一式兩份，簽字蓋章后，學(xué)院、檔案館各存一份
移交人： 檔案接收人：
分管領(lǐng)導(dǎo)： 移交時(shí)間： 年 月 日
