檔案館把黨史學(xué)習(xí)教育與推動(dòng)提升檔案服務(wù)能力結(jié)合起來(lái)，多措并舉，積極組織開(kāi)展“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動(dòng)，讓師生多知曉，多滿意，少跑路，少等候，檔案服務(wù)開(kāi)新局。
一、打通管理節(jié)點(diǎn)，讓師生“多知曉”
近年來(lái)，檔案館建章立制，出臺(tái)了《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》《長(zhǎng)沙理工大學(xué)干部人事檔案管理辦法》《長(zhǎng)沙理工大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》，進(jìn)一步規(guī)范了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。在此基礎(chǔ)上，檔案館盤(pán)點(diǎn)服務(wù)重點(diǎn)及服務(wù)難點(diǎn)，進(jìn)行認(rèn)真分析研究，多種渠道宣傳檔案政策，普及檔案法規(guī)，嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，開(kāi)展檔案咨詢，幫助師生豐富檔案知識(shí)，提升檔案意識(shí)。如：組織6.9國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)，在金盆嶺校區(qū)和云塘校區(qū)校園顯示屏進(jìn)行檔案宣傳，在金盆嶺校區(qū)西苑食堂設(shè)置宣傳攤點(diǎn)，宣傳《檔案法》和檔案知識(shí)，發(fā)放宣傳資料，現(xiàn)場(chǎng)解答檔案困惑。參與活動(dòng)的師生紛紛表示：“檔案館開(kāi)展的遠(yuǎn)程服務(wù)和預(yù)約服務(wù)，真方便！”“老師辛苦了，我學(xué)到了很多知識(shí)，這個(gè)假期回去就補(bǔ)辦高中檔案材料……”
二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓師生“多滿意”
據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，一年內(nèi)學(xué)校各部門(mén)兼職檔案員更換比例超過(guò)40%，新到位的兼職檔案員業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)此，檔案館加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，努力打造黨性強(qiáng)、愛(ài)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)精的理工檔案工作隊(duì)伍。組織編印《檔案管理工作探索》《檔案知識(shí)應(yīng)知應(yīng)會(huì)》《綜合檔案服務(wù)簡(jiǎn)介》《學(xué)生檔案管理須知》（供學(xué)生、供輔導(dǎo)員版）《檔案管理工作實(shí)務(wù)》《綜合檔案收集指南》《學(xué)生檔案知識(shí)手冊(cè)》等業(yè)務(wù)培訓(xùn)書(shū)本和檔案宣傳資料；修訂完善長(zhǎng)沙理工大學(xué)各部門(mén)材料歸檔范圍和保管期限表，明確各大類(lèi)以及各學(xué)院、各部門(mén)文件材料歸檔范圍；采取集中培訓(xùn)、個(gè)別輔導(dǎo)、預(yù)約上門(mén)指導(dǎo)及在線服務(wù)等方式，全方位為學(xué)院、為機(jī)關(guān)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中，虛心接受師生建議和意見(jiàn)，改進(jìn)工作方式，真心解決檔案收集難題，廣大兼職檔案員感到培訓(xùn)服務(wù)貼心、到位。如：組織全校60個(gè)部門(mén)共126名兼職員參加的綜合檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)；開(kāi)展學(xué)生檔案收集整理招就專(zhuān)干及輔導(dǎo)員專(zhuān)題培訓(xùn)；赴電氣等10個(gè)學(xué)院審核博士新生檔案并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；手把手指導(dǎo)湖南外國(guó)語(yǔ)職業(yè)學(xué)院同行；在做好集中培訓(xùn)的同時(shí)，為研究生院、外語(yǔ)學(xué)院、組織部、人事處、學(xué)工部、宣傳部、財(cái)務(wù)處、防控辦等部門(mén)提供預(yù)約上門(mén)指導(dǎo)，進(jìn)行一對(duì)一、面對(duì)面的個(gè)性化業(yè)務(wù)指導(dǎo)；為方便兼職檔案員咨詢業(yè)務(wù)問(wèn)題，建立QQ工作群，通過(guò)遠(yuǎn)程操作、電話咨詢、微信咨詢、郵箱回復(fù)等，提供線上工作指導(dǎo)189次。為了提高檔案利用效果，檔案館克服經(jīng)費(fèi)緊張困難，為查閱檔案的師生及校友免除一切查檔利用收費(fèi)。本學(xué)期，綜合檔案室查閱檔案11045卷，為1272 人提供了“全免費(fèi)”檔案利用服務(wù)，提升了檔案服務(wù)社會(huì)滿意度，廣大校友及師生對(duì)此很滿意。
三、推行遠(yuǎn)程服務(wù)，讓師生“少跑路”
依托檔案管理平臺(tái)，開(kāi)展數(shù)據(jù)核查及數(shù)據(jù)補(bǔ)錄，提升檔案資源數(shù)據(jù)質(zhì)量，竭力推動(dòng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。如：聘請(qǐng)15名學(xué)生助理，全面核查比對(duì)2011-2018年教學(xué)紙質(zhì)檔案，修改數(shù)據(jù)3035條，批量修改錯(cuò)別字43個(gè)；整理2003-2018年的非教學(xué)類(lèi)檔案電子目錄數(shù)據(jù)，豐富了案資源，提高了檔案查準(zhǔn)率和查全率。
優(yōu)化服務(wù)流程，創(chuàng)新服務(wù)手段，推出遠(yuǎn)程服務(wù)，努力“讓信息多跑路、校友少跑路”，廣大校友足不出戶就能辦理檔案利用業(yè)務(wù)，獲得廣大校友的一致好評(píng)。如：6月中旬，經(jīng)反復(fù)聯(lián)系，多次對(duì)接，10天之內(nèi)，加班加點(diǎn)完成了陜西中交二公局三公司197名校友的檔案查補(bǔ)工作，得到利用單位及校友來(lái)函表?yè)P(yáng)。
急群眾所急，克服自身困難，努力把方便留給用戶。檔案利用工作細(xì)致而又繁瑣，校友臨近下班到館查檔是常有的事，職工常常自覺(jué)延長(zhǎng)工作時(shí)間，堅(jiān)持認(rèn)真周到做好服務(wù)，避免校友查檔來(lái)回奔波。如為方便基建處某老師查閱檔案，從上午11:40一直忙到下午6點(diǎn)多才下班。因檔案庫(kù)房分散，校園用戶查檔要跑多個(gè)地方，為方便工作，檔案館提供送材料上門(mén)服務(wù)，為物電學(xué)院、工會(huì)、交通學(xué)院、土木學(xué)院、計(jì)財(cái)處、繼教學(xué)院等單位或個(gè)人送檔案材料。
因用戶需要，綜合檔案室利用雙休日加班配合土木學(xué)院、紀(jì)監(jiān)處以及個(gè)人查檔；人事檔案室24小時(shí)手機(jī)在線，確保檔案特殊利用及時(shí)便利。
為方便計(jì)財(cái)處頻繁查檔，綜合檔案管理克服人手少，管理難困難，維修云塘一辦9樓庫(kù)房，存放學(xué)校2015年以來(lái)的財(cái)務(wù)檔案，并提供預(yù)約查檔服務(wù)；4月份至今，專(zhuān)人對(duì)接，為長(zhǎng)沙理工大學(xué)學(xué)報(bào)35周年慶典提供專(zhuān)題查檔服務(wù)；5月以來(lái)，主動(dòng)配合校友名錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，組織全面核查校友學(xué)籍檔案信息等，竭力為學(xué)校發(fā)展提供檔案服務(wù)。
四、樹(shù)立良好形象，讓師生“少等候”
隨著社會(huì)各界對(duì)檔案的重視，檔案利用越來(lái)越頻繁，檔案線上服務(wù)如火如荼，現(xiàn)場(chǎng)查檔也越來(lái)越多。為此，檔案館工作人員不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)、端正服務(wù)態(tài)度、改變工作作風(fēng)，一切從用戶出發(fā)，做到解決困難真心、個(gè)性服務(wù)貼心、改進(jìn)服務(wù)虛心。
檔案管理工作業(yè)務(wù)性和服務(wù)性都很強(qiáng)，檔案利用這一塊尤顯服務(wù)的功能性。平時(shí)工作中，只要有人來(lái)館查檔案，職工都會(huì)放下手中正在忙碌的工作，依法依規(guī)及時(shí)解決，直至來(lái)人滿意而歸。
有一次，一位學(xué)生到綜合檔案室查詢他的有關(guān)學(xué)籍材料，正碰上學(xué)校督察組檢查工作，督察組的一名工作人員悄悄地與該學(xué)生互加微信，要該學(xué)生把檔案館查檔服務(wù)情況告訴他。該學(xué)生給督察組工作人員的反饋信息是：檔案館熱心細(xì)致、耐心周到、服務(wù)效果很好。
“為群眾辦實(shí)事”，不僅需要有辦實(shí)事的熱情，更需要有辦實(shí)事的能力。檔案館將進(jìn)一步深化黨史學(xué)習(xí)教育，牢記“檔案工作姓黨”，強(qiáng)化政治引領(lǐng)，以“功成不必在我”的精神境界和“功成必定有我”的歷史擔(dān)當(dāng)，將“我為群眾辦實(shí)事”貫穿始終，緊盯群眾“急難愁盼”問(wèn)題，真正做到學(xué)黨史、悟思想、辦實(shí)事、開(kāi)新局。
