1、裝袋前材料準(zhǔn)備工作

1.1 各學(xué)院于6月28日前到就業(yè)辦、教務(wù)處領(lǐng)取《全國(guó)普通高等學(xué)校本科畢業(yè)生就業(yè)通知書》、成績(jī)表等材料。

1.2 各學(xué)院將每一個(gè)畢業(yè)生的《全國(guó)普通高等學(xué)校本科畢業(yè)生就業(yè)通知書》、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、鑒定材料、政審表、成績(jī)表、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等大學(xué)檔案材料收集齊全，做到學(xué)生每人一套，并按專業(yè)相對(duì)集中、學(xué)號(hào)從小到大順序排列。

由于檔案材料集中裝袋時(shí)間緊、任務(wù)重，且檔案館場(chǎng)地有限，請(qǐng)各學(xué)院務(wù)必在檔案裝袋前做好準(zhǔn)備工作，避免出現(xiàn)檔案材料混裝、錯(cuò)裝現(xiàn)象。

2、裝袋流程及注意事項(xiàng)

裝袋流程：

第一步，領(lǐng)取本科畢業(yè)生檔案袋；

第二步，裁下檔案投遞通知單第二聯(lián)（回執(zhí)）；第三聯(lián)（檔案投寄地址）；

第三步，裝袋；

裝袋注意：

① 將裁下的投遞通知單的第二聯(lián)（回執(zhí)）與大學(xué)期間的檔案材料和高中檔案（考取外校的研究生，高中檔案已提前調(diào)走）裝入機(jī)要專用信封中；

② 投遞通知單第三聯(lián)為投寄單位，投寄單位為長(zhǎng)沙理工大學(xué)，以及因各種原因緩寄的，只需將大學(xué)期間的檔案材料裝入檔案袋，但不要裝入機(jī)要信封；

③ 在裝袋時(shí)，請(qǐng)仔細(xì)核對(duì)已裝入檔案袋中的大學(xué)檔案材料有無多裝、漏裝、混裝，特別注意同名同姓學(xué)生檔案的裝袋；

④ 對(duì)于改寄、緩畢業(yè)、留級(jí)等原因暫不投寄的檔案，必須在其檔案袋上用鉛筆注明原因并由裝袋老師簽字確認(rèn)。

第四步，粘貼封袋。將投遞通知單第三聯(lián)（檔案投寄地址）裁下，貼到機(jī)要專用信封袋正面；切記：沒有裝機(jī)要專用信封的，只需將投遞通知單第三聯(lián)貼到檔案袋上；

第五步，排序。將所有檔案按照檔案投遞通知單總序號(hào)從小到大的順序排列；

第六步，清點(diǎn)。將已排序的檔案交由檔案館工作人員進(jìn)行清點(diǎn)；

第七步，封口。將已裝好檔案的、需要投寄的機(jī)要專用信封封口。

3、應(yīng)屆本科畢業(yè)生檔案裝袋地點(diǎn)及時(shí)間安排

請(qǐng)各學(xué)院盡可能安排熟悉畢業(yè)生裝袋工作的人員，按照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)本科畢業(yè)生檔案裝檔日程安排表》，組織人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到檔案館集中裝袋。