1、什么是檔案？
根據(jù)1987年頒布的《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
2、什么是高校檔案？
高校檔案是指在高等學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。它凝聚著全校教職工的奮斗成果、智慧和結(jié)晶，是學(xué)校歷史的真實(shí)記載。
3、什么是檔案分類？高校檔案一級類目分類有哪些？
依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。高校檔案一級類目一般包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財(cái)會(huì)共10個(gè)大類。
4、什么是預(yù)立卷？如何做好文件材料的預(yù)立卷工作？
預(yù)立卷具體是指各立卷部門根據(jù)本部門歷年文件材料形成規(guī)律，參照歸檔范圍，預(yù)先編制文件材料預(yù)立卷類目。然后將辦理完畢的文件根據(jù)文件材料預(yù)立卷類目分類存放。
開展良好的文件材料預(yù)立卷工作，能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。從檔案的“三率”，即歸檔率、完整率、合格率來看，檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)狀況，基本上是由文件材料形成、積累狀況確定下來的。就是說，文件材料預(yù)立卷工作，是檔案的前期工作，它便于形成文件材料的業(yè)務(wù)部門在文件處理完畢、工作結(jié)束或告一段落后，把有保存價(jià)值的文件材料有條不紊、分門別類向檔案部門歸檔，從而保證檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。如果平時(shí)不注意文件材料的預(yù)立卷工作，到了歸檔時(shí)間，才手忙腳亂，翻箱倒柜，匆忙拼湊應(yīng)付了事，就難以保證檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。
各部處應(yīng)當(dāng)根據(jù)本年度的情況，及時(shí)調(diào)整預(yù)立卷類目表，編制規(guī)范的預(yù)立卷類目，要求能夠反映部門基本工作和常規(guī)工作的特點(diǎn)和部門年度工作重點(diǎn)和所設(shè)任務(wù)，條款名稱規(guī)范，依次設(shè)置編號。
一個(gè)單位的預(yù)立卷類目一般來說應(yīng)包括以下幾類：
1）本單位工作計(jì)劃、工作總結(jié)、大事記、黨政會(huì)議記錄等；
2）上級來文（辦文隨同歸檔）（主辦單位歸檔）；
3）本單位發(fā)文（批復(fù)在前，請示在后）；
4）由本單位業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料。
5、什么是立卷？組卷的方式有哪些？
立卷是將辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件材料，依其在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組合成為保管單位——案卷的工作過程。
在平時(shí)積累歸卷基礎(chǔ)上，按照歸檔范圍，剔除無需歸檔的文件材料，對照收發(fā)文登記，調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整。
組卷方式有兩種：
一種是按年度進(jìn)行立卷分類，將文件按其形成或針對的年度分開。如：
1）一般文件歸入形成年度；
?2）跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；
?3）跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃，歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；
?4）跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；
?5）跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕的年度；
?6）法規(guī)性文件，歸入公布和批準(zhǔn)年度。
另一種是按問題為主進(jìn)行立卷組合，將文件按其內(nèi)容所反應(yīng)的問題分開。如：
?1）會(huì)議文件，按屆次組合；
?2）非訴訟案件材料，按立案問題或按人組合；
?3）統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等，按名稱組合；
?4）管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、材料，按單一問題組合；
?5）工作計(jì)劃、總結(jié)等，按責(zé)任者或名稱組合；
?6）簡報(bào)按名稱或期號組合。
需要注意的是，兩個(gè)以上部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷歸檔。
6、卷內(nèi)文件如何排列？
案卷內(nèi)部文件材料的排列，一般按重要程度或時(shí)間順序排列，如：
1）批復(fù)在前，請示、報(bào)告在后；
2）正件在前，附件在后；
3）正本在前，定稿在后；
4）結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。如評選先進(jìn)的通知，上報(bào)的名單，和評選結(jié)果，結(jié)果在最前。
舉例：某項(xiàng)工作從2013年開始至2018年結(jié)束，持續(xù)共5年，形成的歸檔文件將如何整理？
上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2018年一并整理歸檔。分類時(shí)將這些文件全部歸入2018年這一年度中。這樣，將來在檔案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散至5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找的方便。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。
7、案卷由哪些文本組成？
一卷案卷一般由案卷封面、卷內(nèi)目錄、檔案正文、卷內(nèi)備考表四部分組成。將案卷和文件信息輸入檔案管理系統(tǒng)后，這些格式化文本可由系統(tǒng)打印完成。
成冊的歸檔案卷，如基建、設(shè)備檔案，由檔案館加蓋檔案章并填寫相關(guān)的案卷信息，如歸檔單位、起止時(shí)間、頁數(shù)等。
8、什么是檔案立卷改革與《歸檔文件整理規(guī)則》？
檔案立卷改革是簡化檔案立卷方法，普及檔案立卷技術(shù)，使檔案立卷工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。
《歸檔文件整理規(guī)則》就是在立卷改革過程中，將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化過程的整理規(guī)則。
《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)際上淡化了文件立卷的概念，強(qiáng)化了文件的分類原則，把抽象的保管單位和具體的保管單位分離，在“件”的層次相合，改變了過去在“卷”的層次相合。
換一種說法就是《歸檔文件整理規(guī)則》將檔案的最基本保管單位由過去的“卷（盒、冊、袋）”確定為“件”。
9、什么是電子文件？電子文件如何歸檔？
顧名思義，電子文件就“電子”加“文件”，或者說是“數(shù)字化”和“文件”兩個(gè)概念的交集。“文件”是電子文件的功能屬性，“數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。
我國檔案國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”
現(xiàn)階段電子文件一般有脫機(jī)和聯(lián)機(jī)歸檔兩種方式。脫機(jī)歸檔是將電子文件存入脫機(jī)載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯(lián)機(jī)歸檔是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將電子文件傳輸至檔案館歸檔保存。
10、什么是電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”收集歸檔？
信息時(shí)代實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”收集歸檔是一種必然的最佳選擇。所謂“雙套制”，即將經(jīng)確認(rèn)歸檔的電子文件打印出相應(yīng)的紙質(zhì)文件，收集時(shí)必須將電子文件的硬拷貝與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。
11、什么是檔案載體？根據(jù)不同載體又有哪幾種檔案？
檔案載體是檔案信息的承載物。
根據(jù)檔案載體的不同分為紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案二大類。
顧名思義，紙質(zhì)檔案就是以紙張為載體的檔案，非紙質(zhì)檔案就是以紙張以外的物質(zhì)為載體的檔案。
在電子時(shí)代以前，非紙質(zhì)檔案主要有甲骨檔案、簡牘檔案、金石檔案、縑帛檔案等。國外還曾有過泥板檔案、紙草檔案、羊皮紙檔案等。
進(jìn)入電子時(shí)代以后，出現(xiàn)了一大批新型載體檔案，如照相底片檔案、膠片檔案、磁盤檔案、光盤檔案、電子檔案等等。
12、什么是檔案工作的“三納入”、“四同步”？
檔案工作的“三納入”是指將本單位的檔案工作納入單位工作的計(jì)劃：納入管理制度：納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
“四同步”是指本單位在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的過程中，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
13、檔案裝訂時(shí)為什么必須去除金屬裝訂物？
回形針等金屬裝訂物容易生銹，所以在檔案整理過程中必須去除金屬裝訂物，以利延長檔案壽命。
14、為什么不能用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水等書寫檔案？
鉛筆、圓珠筆以及簽字筆的問世，給當(dāng)代社會(huì)提供了方便流利的書寫工具，深受人們的歡迎。但若使用鉛筆或圓珠筆書寫作為永久、長期保存的檔案，時(shí)間一長，字跡就會(huì)褪色。同理，純藍(lán)墨水的字跡比純黑墨水的褪色快。所以要求大家增強(qiáng)檔案意識，杜絕用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水等書寫需要?dú)w檔的檔案材料。
15、為什么每卷每盒檔案都必須放置備考表？
備考表是用以對卷（盒）內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內(nèi)容。
此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等項(xiàng)目，這些項(xiàng)目起到明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。
