為了提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于檔案材料的長(zhǎng)期保存，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)，現(xiàn)提出以下事項(xiàng)，提請(qǐng)各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)注意。

一、請(qǐng)黨政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志，關(guān)心支持文書(shū)處理及檔案工作，模范遵守文書(shū)處理的工作制度；

二、在簽發(fā)和書(shū)寫(xiě)文稿時(shí)，須用碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)；

三、在紙質(zhì)文件上作批示時(shí)，批示請(qǐng)寫(xiě)在“文件處理單”的批示欄內(nèi)或文件的右側(cè)，不要寫(xiě)在左側(cè)裝訂線(xiàn)內(nèi)，如“文件處理單”不夠批寫(xiě)，則另附紙張；

四、外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的正式文件資料、聲像材料，請(qǐng)交給辦公室秘書(shū)辦理收文登記手續(xù)，重要材料必須歸檔；

五、批示、簽發(fā)文件時(shí)的簽名，請(qǐng)簽全名，不能只寫(xiě)姓；時(shí)間請(qǐng)具體寫(xiě)明年、月、日，不能單寫(xiě)月、日而無(wú)年；

六、行文要用統(tǒng)一的擬稿紙，擬稿人姓名必須填寫(xiě)，經(jīng)審閱簽發(fā)、登記編號(hào)后方可打印、蓋章、發(fā)出；

七、全校大會(huì)，黨政各部、處、室、院、總支召開(kāi)的會(huì)議，請(qǐng)安排專(zhuān)人記錄；

八、屬于傳閱的文件，由專(zhuān)人組織傳閱，文件傳到后請(qǐng)及時(shí)閱處，閱后退還專(zhuān)人，請(qǐng)勿在領(lǐng)導(dǎo)同志之間直接傳閱，以免丟失；

九、報(bào)上級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)用口頭或電話(huà)答復(fù)的問(wèn)題，請(qǐng)做好電話(huà)記錄或在請(qǐng)示文件上加以注明；

十、請(qǐng)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)督促兼職檔案人員，根據(jù)歸檔范圍，預(yù)立卷目錄，將本部門(mén)的文件材料收集齊全，做好文件材料的平時(shí)歸類(lèi)立卷，于每年六月底前將上年度檔案向檔案館移交。

十一、調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將承辦、傳閱和借閱的檔案、文件資料等加以清理并辦理移交歸還手續(xù)。

十二、請(qǐng)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)督促本部門(mén)檔案利用人員，根據(jù)檔案管理制度，辦理相關(guān)查借閱手續(xù)（審批表上需有領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章）。

長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館

2019年10月22日