《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力?！睘檫M一步加強和規(guī)范檔案館印章的管理，確保印章的安全使用，特制定《檔案館印章管理辦法》。

1、本辦法所指印章為“長沙理工大學(xué)檔案館、長沙理工大學(xué)檔案證明專用章、檔案館業(yè)務(wù)章、長沙理工大學(xué)教工人事檔案室、長沙理工大學(xué)學(xué)生檔案室”等印章。

2、本辦法適用于以檔案館名義上報或下發(fā)的公文、通知、出具的介紹信、統(tǒng)計報表以及檔案材料的查詢、學(xué)習(xí)成績單英文翻譯、個人檔案查證、歸檔證明等。

3、印章的管理

3.1 “長沙理工大學(xué)檔案館”印章由綜合檔案室負(fù)責(zé)人妥善保管。

3.2 “長沙理工大學(xué)檔案證明專用章”印章由綜合檔案室相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)妥善保管。

3.3 “長沙理工大學(xué)教工人事檔案室”印章由教工人事檔案室負(fù)責(zé)人妥善保管。

3.4 “長沙理工大學(xué)學(xué)生檔案室”印章由學(xué)生檔案室負(fù)責(zé)人妥善保管。

3.5 印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)同意，可將印章移交他人臨時管理。專管人員要向臨時管理人員交接工作，交代用印注意事項。

4、印章的使用

4.1 檔案館實行用印登記制度。印章專管人員必須親自用印，按照各級負(fù)責(zé)人的審批意見，仔細(xì)審查用印文件的內(nèi)容、格式，確認(rèn)無誤后方可用印。

以長沙理工大學(xué)檔案館名義發(fā)出的公文、通知，憑館領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)批準(zhǔn)的原稿用?。?/span>

上級來文需填報的各類報表，憑來文中限定填報的份數(shù)用??；

各業(yè)務(wù)科室用?。ò瑢W(xué)籍查詢、學(xué)籍翻譯、個人檔案查證、歸檔證明等），業(yè)務(wù)經(jīng)辦人審核后，按規(guī)定辦理用印手續(xù)；

如有特殊情況用印，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.2  印章加蓋位置應(yīng)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏蓋、不多蓋。

4.3  不得在空白介紹信、空白便函、空白證件上用印。

5、未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印件內(nèi)容有誤的，印章專管人員不予用印；經(jīng)辦人拒絕專管人員審核用印內(nèi)容的，專管人員應(yīng)拒絕用印，并報告館領(lǐng)導(dǎo)處理。

6、印章專管人員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印，嚴(yán)禁擅自用印。違反用印者，根據(jù)情節(jié)輕重給予當(dāng)事人批評教育直至行政處分，造成重大損失的，要追究其經(jīng)濟責(zé)任和法律責(zé)任。

7、本辦法的解釋權(quán)在長沙理工大學(xué)檔案館館務(wù)會。

8、本辦法自印發(fā)之日起施行。