國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局、館，各計(jì)劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、館，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊(duì)司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，中國(guó)照片檔案館，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院：

《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議第二次會(huì)議和國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況遵照?qǐng)?zhí)行。

國(guó)家檔案局

2012年8月29日

電子檔案移交與接收辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國(guó)家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第三條移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求。

第四條各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。

第二章電子檔案移交

第五條屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第六條檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。

第七條電子檔案移交的基本要求：

（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；

（二）電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；

（五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第八條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第九條電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。

第十條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：

（一）移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；

（二）移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒；

（三）移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)；

（四）存儲(chǔ)電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見附件1）；

（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見附件2。

第十一條在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光盤的實(shí)際容量。

第十二條檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。

第三章電子檔案接收

第十三條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。

第十四條電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第十五條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。

第十六條電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。

第十七條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

第十八條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。

第十九條國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十條國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理。

第四章附則

第二十一條本辦法適用于各級(jí)檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照?qǐng)?zhí)行。

第二十二條本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條本辦法自發(fā)布之日起施行。

附件1

電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容

載體標(biāo)識(shí)：全宗號(hào)—年度—載體順序號(hào)。

載體盒標(biāo)注：全宗號(hào)、年度、載體順序號(hào)、數(shù)據(jù)量、密級(jí)、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等。

1.全宗號(hào)是檔案館分配給立檔單位的編號(hào)；

2.年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如2001年至2006年即標(biāo)定為2001/2006；

3.載體順序號(hào)是電子檔案載體排列的順序號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字組成；

4.數(shù)據(jù)量是載體內(nèi)檔案存儲(chǔ)容量；

5.密級(jí)按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的密級(jí)標(biāo)注，保管期限按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的保管期限標(biāo)注；

6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日，如2011年2月8日即寫為20110208；

7.運(yùn)行環(huán)境即識(shí)別或操作電子檔案的軟、硬件平臺(tái)；

8.套別是指檔案館存儲(chǔ)電子檔案載體的套號(hào)，用大寫英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地備份。

附件2

電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)如下圖所示：

（一）說明文件命名為“說明文件.TXT”，一個(gè)載體只有一個(gè)說明文件，存放本載體有關(guān)信息，包括載體參數(shù)(如載體容量、載體類型等)、載體編號(hào)、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查單位、讀取本載體內(nèi)檔案所需要的軟硬件環(huán)境及其他各種有助于說明本載體的信息。

（二）目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對(duì)應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級(jí)描述或案卷級(jí)描述（將標(biāo)識(shí)中的“文件”二字改為“案卷”），每個(gè)條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、電子檔案名稱、備注等內(nèi)容。目錄文件XML信息格式如下（encoding屬性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”）：

<?xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>

<文件目錄>

<文件>

<順序號(hào)></順序號(hào)>

<檔號(hào)></檔號(hào)>

<責(zé)任者></責(zé)任者>

<題名></題名>

<日期></日期>

<密級(jí)></密級(jí)>

<電子檔案名稱></電子檔案名稱>

<備注></備注>

</文件>

………

<文件>

………

</文件>

</文件目錄>

（三）電子檔案文件夾命名為“電子檔案”，存放電子檔案及其元數(shù)據(jù)，一般按年度—類別—文件的層次設(shè)置文件夾。根據(jù)檔案整理和分類方法以及實(shí)際情況可對(duì)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)中的類別、案卷、文件等層級(jí)進(jìn)行取舍。

（四）其他文件夾命名為“其他”，存放各種其他存入載體的文件，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號(hào)規(guī)則、文件命名規(guī)則、XML模式及交接信息（包含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件）等等，這些文件應(yīng)采用TXT、XML和符合長(zhǎng)期保存要求的格式。

附件3

電子檔案移交與接收登記表

填寫說明：

1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號(hào)、移交檔案的年度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作。

2.內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方式、過程等說明事項(xiàng)。

3.移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。

4.移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。

5.載體起止順序號(hào)：在線移交時(shí)，按載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)，并標(biāo)其順序號(hào)。

6.移交載體類型、規(guī)格：在線移交時(shí)，填寫“在線”。

7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫檢驗(yàn)方法。

8.完整性檢驗(yàn)：移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)

9.可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。

10.安全性檢驗(yàn)：對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測(cè)。

11.載體外觀檢驗(yàn)：檢查載體標(biāo)識(shí)、有無劃痕、是否清潔等。