校屬各單位：

為做好2022年度學(xué)校文件材料立卷歸檔工作，根據(jù)《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》，通知如下：

一、歸檔范圍

1、2022年1月1日至2022年12月31日各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，反映各部門工作的、具有保存價(jià)值的各種載體（如文字、圖表、照片、音視頻和實(shí)物等）材料。

2、各單位2022年以前產(chǎn)生，往年遺漏，應(yīng)歸未歸的檔案材料。

3、全校教職工在抗擊新冠疫情工作中形成的各類材料。

4、2022年度學(xué)校撤并的機(jī)構(gòu)請(qǐng)務(wù)必移交原部門檔案材料。

二、歸檔要求

1、為保障學(xué)校檔案資源的完整、齊全、準(zhǔn)確，請(qǐng)各單位高度重視歸檔工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)；各兼職檔案員要切實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好本單位檔案的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件完整、齊全，并按時(shí)移交檔案館。

2、各單位歸檔的具體要求請(qǐng)參照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)綜合檔案收集指南》《長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案管理辦法》（長(zhǎng)理工大綜〔2021〕20 號(hào)文件）執(zhí)行。

3、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料；涉及機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤并、新增的由合并或新產(chǎn)生的機(jī)構(gòu)按職能分工的延續(xù)統(tǒng)一歸檔。

4、各單位請(qǐng)及時(shí)按照規(guī)定完成歸檔工作，是否按時(shí)歸檔將作為年度檔案工作考核的重要依據(jù)。

三、歸檔流程

1、各單位檔案員將文件材料收集后進(jìn)行分類預(yù)立卷，經(jīng)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系人確認(rèn)無(wú)誤后移交，并在綜合檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)錄入案卷和卷內(nèi)目錄。

2、綜合檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)錄入完成后申請(qǐng)審核，審核通過(guò)之后再打印相關(guān)目錄。

四、歸檔時(shí)間

請(qǐng)各單位于2023年6月15日前完成歸檔文件材料的歸檔移交工作。

五、聯(lián)系方式

1、綜合檔案紙質(zhì)版檔案移交中有疑問請(qǐng)咨詢周靜老師：85213087。

2、檔案電子目錄移交中有疑問請(qǐng)咨詢黃衛(wèi)老師：13787129202。

由于歸檔量大，請(qǐng)各單位歸檔前提前預(yù)約，按期歸檔。感謝各單位對(duì)檔案工作的重視與支持！

長(zhǎng)沙理工大學(xué)檔案館

2023年3月22日