校屬各單位：

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）的規(guī)定要求，我校將啟動(dòng)2017年度檔案歸檔工作，請(qǐng)校屬各部門將2017年度所產(chǎn)生的歸檔范圍的各類文件檔案，按歸檔要求整理好移交我館，為確保檔案材料的齊全完整，又因?qū)W校機(jī)構(gòu)、人員變動(dòng)較大，2016年度以前因特殊原因未及時(shí)歸檔須補(bǔ)充歸檔的文件材料，請(qǐng)分年度整理好一并歸檔。現(xiàn)就歸檔工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、上報(bào)檔案管理人員名單：

請(qǐng)各單位盡快確定本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，原則上各處室確定一位兼職檔案員（黨政辦、教務(wù)處、科技處確定2位），學(xué)院確定2-3位兼職檔案員（包括本科生、研究生、黨政學(xué)工等工作材料的歸檔），財(cái)會(huì)檔案員由計(jì)財(cái)處確定。請(qǐng)各單位將兼職檔案員名單及聯(lián)系電話等相關(guān)信息于本月三十日前報(bào)校檔案館綜合檔案室（檔案收集QQ群：71327178，聯(lián)系人：周老師 電話：82309087  地點(diǎn)：老校區(qū)辦公大樓七樓）。

二、檔案歸檔工作要求：

1、各部門兼職檔案員要嚴(yán)格按照《長(zhǎng)沙理工大學(xué)各類檔案歸檔細(xì)則》有關(guān)要求，將本部門應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行收集、整理、分類和歸檔。

2、歸檔文件材料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)移交校檔案室，移交時(shí)應(yīng)認(rèn)真填寫檔案移交目錄表，請(qǐng)寫明序號(hào)、類別、保管期限、文件數(shù)量、移交單位、移交人、時(shí)間等；校屬各部門有紀(jì)念意義的活動(dòng)照片、本碩畢業(yè)生集體照片等一并提交；所交檔案材料的目錄按要求打印三份, 部門留一份，交檔案館二份存檔。并將電子版報(bào)校檔案館收集QQ群中所注明的郵箱或轉(zhuǎn)發(fā)何老師、周老師；備考表需所在主管部門負(fù)責(zé)人簽字。如有學(xué)校公文歸檔的部門，公文歸檔后請(qǐng)?jiān)贉?zhǔn)備公文原件一份。

3、各單位負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

4、收集歸檔工作時(shí)限：本學(xué)年各單位檔案資料整理工作務(wù)必在2017年6月底完成，7月放假之前上交校檔案館。

注：《長(zhǎng)沙理工大學(xué)各類檔案歸檔細(xì)則》、《歸檔程序及要求》、《檔案館專職檔案員聯(lián)系方式》等見(jiàn)附件及校檔案館網(wǎng)頁(yè)

       校檔案館

                                     二0一八年 四 月三日

附件一：《長(zhǎng)沙理工大學(xué)各類檔案歸檔細(xì)則》

附件二：《歸檔程序及要求》

附件三：檔案館專職檔案員聯(lián)系方式

附件四：長(zhǎng)沙理工大學(xué)文件材料歸檔范圍和保管期限實(shí)施辦法

附件五：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄、移交目錄及封面.rar

附件六：歸檔文件目錄、備考表及移交目錄封面.rar