為規(guī)范、保障長沙理工大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，滿足學(xué)校教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)和“雙一流”建設(shè)對文獻(xiàn)資源的需求，特制定本規(guī)程。

一、年度紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃制定

1. 年度紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃制定時(shí)間為每學(xué)年第一學(xué)期期初。

2. 采購經(jīng)費(fèi)預(yù)算依據(jù)

（1）本年度經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況

（2）教育部關(guān)于一般本科院校生均新書占有冊數(shù)（3冊以上）

（3）我校學(xué)生數(shù)量（當(dāng)量學(xué)生人數(shù)）

（4）文獻(xiàn)資料價(jià)格因素

（5）學(xué)校教學(xué)科研與學(xué)科建設(shè)需要

（6）年度采購中的其他要求

3. 年度紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃在充分征求學(xué)校圖書館工作委員會文獻(xiàn)信息資源工作小組意見后，由圖書館資源建設(shè)部起草制定，報(bào)圖書館領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，上報(bào)學(xué)校有關(guān)部門審批。

二、紙質(zhì)文獻(xiàn)資源采購招標(biāo)

1. 招標(biāo)時(shí)間為學(xué)校圖書文獻(xiàn)資源購置經(jīng)費(fèi)預(yù)算下達(dá)之后。

2. 根據(jù)學(xué)校對招標(biāo)工作的要求，協(xié)助配合學(xué)校職能部門進(jìn)行招標(biāo)采購和合同簽訂。

三、文獻(xiàn)資源訂購工作

1. 中文圖書訂購

（1）采訪人員進(jìn)行采訪調(diào)研工作，通過和學(xué)校文獻(xiàn)信息資源建設(shè)小組人員溝通等多種渠道和方式，掌握師生對中文圖書的需求。

（2）采訪人員根據(jù)學(xué)校所設(shè)學(xué)科專業(yè)、科研情況，通過互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)網(wǎng)站或其他形式及時(shí)收集《科技新書目報(bào)》、《社科新書目報(bào)》、《全國地方科技新書目報(bào)》及出版社自編書目、供應(yīng)商自編書目等新書目及相關(guān)采訪數(shù)據(jù)。

（3）采訪人員在收集到書目數(shù)據(jù)后及時(shí)做好中文圖書資料的查重、預(yù)訂工作，并及時(shí)通知校圖工委文獻(xiàn)信息資源建設(shè)工作小組相關(guān)人員協(xié)助預(yù)訂圖書資料，準(zhǔn)確地采集教學(xué)、科研所需圖書。

（4）形成的訂單經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批后分發(fā)給各供應(yīng)商。

（5）進(jìn)行有針對性的采訪工作，經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可進(jìn)行現(xiàn)場采購。

（6）對發(fā)出的訂單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為規(guī)劃藏書規(guī)模、控制藏書結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。

2．外文圖書訂購

（1）采訪人員進(jìn)行采訪調(diào)研工作，及時(shí)和學(xué)校文獻(xiàn)信息資源建設(shè)小組相關(guān)人員溝通，掌握師生對外文圖書的需求。

（2）采訪人員根據(jù)學(xué)校所設(shè)學(xué)科專業(yè)、科研情況，通過互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)網(wǎng)站或其他形式及時(shí)收集外文圖書書目及采訪數(shù)據(jù)，并通過圖書館海外圖書采選系統(tǒng)推送數(shù)據(jù)給學(xué)院各專家、領(lǐng)導(dǎo)及校圖工委文獻(xiàn)信息資源建設(shè)工作小組相關(guān)人員。

（3）采訪人員回收推薦信息并經(jīng)過查重、選擇后進(jìn)行預(yù)訂。

（4）形成的訂單經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行投遞。

（5）進(jìn)行有針對性的采訪工作，經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可進(jìn)行現(xiàn)場采購。

（6）對發(fā)出的訂單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為規(guī)劃藏書規(guī)模、優(yōu)化藏書結(jié)構(gòu)提供依據(jù)。

3. 中文期刊、報(bào)紙訂購

（1）采訪人員進(jìn)行采訪調(diào)研工作，及時(shí)和學(xué)校文獻(xiàn)信息資源建設(shè)小組相關(guān)人員溝通，掌握師生對中文期刊、報(bào)紙的需求。

（2）采訪人員根據(jù)學(xué)校所設(shè)學(xué)科專業(yè)、科研情況，通過郵局、互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)網(wǎng)站或其他形式及時(shí)收集中文郵發(fā)期刊、非郵發(fā)期刊、人大復(fù)印資料、報(bào)紙等目錄，并及時(shí)通知校圖工委文獻(xiàn)信息資源建設(shè)工作小組相關(guān)人員協(xié)助預(yù)訂中文報(bào)刊資料。

（3）采訪人員在收集到各類期刊報(bào)紙目錄及反饋信息后及時(shí)做好預(yù)訂工作。

（4）形成的訂單經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行投遞。

（5）對發(fā)出的訂單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

4. 外文期刊、報(bào)紙訂購

（1）采訪人員進(jìn)行采訪調(diào)研工作，了解學(xué)科建設(shè)對外文期刊、報(bào)紙的要求，深入到各院（部）辦公室和資料室了解情況。

（2）采訪人員根據(jù)學(xué)校所設(shè)學(xué)科專業(yè)、科研情況，通過互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)網(wǎng)站或其他形式及時(shí)收集外文期刊、報(bào)紙目錄及采訪數(shù)據(jù)并通過校園網(wǎng)、院（部）資料室將外文期刊、報(bào)紙采訪信息公布，并及時(shí)和校圖工委文獻(xiàn)信息資源建設(shè)工作小組相關(guān)人員溝通。

（3）通過校園網(wǎng)、院（部）資料室回收推薦信息，對比往年訂購情況、考慮學(xué)科建設(shè)要求后進(jìn)行選擇、預(yù)訂。

（4）形成的訂單經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行投遞。

（5）對發(fā)出的訂單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。

四、文獻(xiàn)資源催缺

1. 中外文圖書催缺：每年對預(yù)訂圖書進(jìn)行一次催缺，以保證入藏。

2. 中文期刊催缺：根據(jù)中文期刊到刊情況隨時(shí)進(jìn)行催缺工作。

3. 外文期刊催缺

（1）采訪人員進(jìn)行來刊簽收，并協(xié)同外文期刊室進(jìn)行驗(yàn)收工作，匯總驗(yàn)收清單；

（2）采訪人員通過驗(yàn)收清單分月度、年度通過互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)網(wǎng)站或其他聯(lián)系外刊供應(yīng)商進(jìn)行催缺工作。

五、文獻(xiàn)資源到館情況統(tǒng)計(jì)

1. 中外文圖書到館情況統(tǒng)計(jì)：每年進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)到書率。到書率分供應(yīng)商按每年時(shí)段統(tǒng)計(jì)（預(yù)定圖書到館率=預(yù)定圖書到館冊數(shù)/發(fā)出訂單冊數(shù)，現(xiàn)采圖書到館率=現(xiàn)采圖書到館冊數(shù)/現(xiàn)采圖書冊數(shù)）。

2. 中外文期刊到館情況統(tǒng)計(jì)：根據(jù)全年到刊情況在年底進(jìn)行期刊到館情況匯總，統(tǒng)計(jì)到刊率（到刊率=預(yù)訂期刊到館冊數(shù)/預(yù)定期刊冊數(shù)）。

六、文獻(xiàn)資源付款

1. 中外文圖書資料付款

（1）中外文圖書資料經(jīng)圖書館驗(yàn)收合格后，由供應(yīng)商根據(jù)中標(biāo)價(jià)開具實(shí)洋發(fā)票，驗(yàn)收人員在發(fā)票背面簽字確認(rèn)、并開具圖書資料入庫單交資源建設(shè)部人員。

（2）在收到經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)的發(fā)票及圖書資料入庫單后，采訪人員及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，并交圖書館辦公室到國資處備案，。

（3）采訪人員把經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的付款憑據(jù)送交學(xué)校計(jì)財(cái)處辦理付款簽字手續(xù)。

（4）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據(jù)報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后送學(xué)校計(jì)財(cái)處辦理付款手續(xù)。

2. 中文期刊、報(bào)紙付款

（1）采訪人員根據(jù)預(yù)定價(jià)格要求供應(yīng)商開具預(yù)付款發(fā)票并簽字確認(rèn)。

（2）資源建設(shè)部負(fù)責(zé)人簽字，交圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，并報(bào)圖書館辦公室簽字備案。

（3）采訪人員把經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的付款憑據(jù)送交學(xué)校計(jì)財(cái)處辦理付款簽字手續(xù)。

（4）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據(jù)報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后送學(xué)校計(jì)財(cái)處辦理預(yù)付款手續(xù)。

（5）采訪人員根據(jù)中文期刊、報(bào)紙發(fā)行情況及供應(yīng)商中標(biāo)價(jià)與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，對結(jié)算情況進(jìn)行核實(shí)清理并辦理相關(guān)結(jié)算付款手續(xù)。

3. 外文期刊、報(bào)紙付款

（1）采訪人員根據(jù)預(yù)定價(jià)格，要求供應(yīng)商開具預(yù)付款發(fā)票并簽字確認(rèn)。

（2）資源建設(shè)部負(fù)責(zé)人簽字，交圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，并報(bào)圖書館辦公室簽字備案，。

（3）采訪人員把手續(xù)齊備的付款憑據(jù)報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后送學(xué)校計(jì)財(cái)處辦理預(yù)付款手續(xù)。

（4）采訪人員根據(jù)外文期刊、報(bào)紙發(fā)行情況與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，對結(jié)算情況進(jìn)行核實(shí)清理并辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。