長(zhǎng)沙理工大學(xué)舉辦國(guó)際會(huì)議管理辦法

為更好地促進(jìn)我校國(guó)際交流與合作，規(guī)范國(guó)際會(huì)議管理，根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門(mén)文件精神，特制定本管理辦法。

第一條    國(guó)際會(huì)議指與會(huì)者來(lái)自3個(gè)或3個(gè)以上國(guó)家（含主辦國(guó)）在華舉辦的會(huì)議。舉辦國(guó)際會(huì)議應(yīng)符合我國(guó)外事管理規(guī)定，不涉及政治敏感問(wèn)題，應(yīng)有利于提高我校的科研、學(xué)術(shù)水平和國(guó)際知名度。

第二條    國(guó)際交流處（港澳臺(tái)事務(wù)辦公室）是我校國(guó)際會(huì)議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)國(guó)際會(huì)議的申報(bào)、管理。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得以我校名義主辦、協(xié)辦或承辦國(guó)際會(huì)議或者邀請(qǐng)境外人士（含港、澳、臺(tái)）參加我校舉辦的國(guó)際會(huì)議。科研部負(fù)責(zé)會(huì)議學(xué)術(shù)審查。

第三條    校內(nèi)各單位在申請(qǐng)以我校名義舉辦的國(guó)際會(huì)議時(shí)，應(yīng)首先明確我校為會(huì)議的主辦者或承辦者。由其他單位主辦、擬由我校承辦或協(xié)辦的國(guó)際會(huì)議，申報(bào)時(shí)須提供主辦方的委托函或任務(wù)批件。

第四條    舉辦國(guó)際會(huì)議的單位或部門(mén)應(yīng)至少提前4個(gè)月向國(guó)際交流處遞交書(shū)面申請(qǐng)材料（同時(shí)需要電子版）。舉辦單位先將申請(qǐng)材料報(bào)該單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，再交至科研部、國(guó)際交流處領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字。然后，國(guó)際交流處將申請(qǐng)材料報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。最后學(xué)校呈文，國(guó)際交流處報(bào)送湖南省外僑辦或省臺(tái)辦審批。

第五條    舉辦單位提交的申請(qǐng)書(shū)面材料應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1. 舉辦國(guó)際會(huì)議的請(qǐng)示，請(qǐng)示內(nèi)容包括：舉辦國(guó)際會(huì)議的目的、意義及必要性；會(huì)議主要議題；主辦單位及協(xié)辦單位名稱(chēng)；舉辦時(shí)間、會(huì)期、地點(diǎn)（城市）、與會(huì)人員結(jié)構(gòu)范圍，總?cè)藬?shù)；擬邀請(qǐng)外賓人數(shù)及人員名單(含姓名、性別、年齡、國(guó)別、職務(wù)等信息)；經(jīng)費(fèi)來(lái)源；相關(guān)涉臺(tái)和其他敏感問(wèn)題及對(duì)策；有關(guān)國(guó)際組織情況等。

2. 國(guó)際組織授權(quán)舉辦此次國(guó)際會(huì)議的相關(guān)函件。

3. 國(guó)際會(huì)議的會(huì)旗、會(huì)徽等。

4. 經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)表。

5. 詳細(xì)、緊湊的日程安排。

6. 參會(huì)的重要國(guó)內(nèi)人員（包括姓名、性別、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等）。

7. 會(huì)議主席和會(huì)務(wù)組主要成員、會(huì)議聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

8. 作為主辦、合辦、協(xié)辦或委托籌辦單位和經(jīng)費(fèi)資助單位的境外組織的背景材料（名稱(chēng)須中英文、內(nèi)容包括該國(guó)際組織的章程、組織機(jī)構(gòu)、政治背景、對(duì)華態(tài)度、歷次活動(dòng)及成員有無(wú)“一中一臺(tái)”或“兩個(gè)中國(guó)”問(wèn)題）。

9. 我校為非主辦單位，須提供主辦方的委托函或任務(wù)批件。

10. 其他需要特別說(shuō)明的情況。

第六條    審批通過(guò)后，國(guó)際交流處將批文轉(zhuǎn)交給舉辦單位。舉辦單位方可進(jìn)行會(huì)議的籌備工作 。會(huì)議籌備、舉辦過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，舉辦單位應(yīng)及時(shí)上報(bào)國(guó)際交流處。

第七條    一般學(xué)術(shù)會(huì)議，不邀請(qǐng)國(guó)家、省、市黨政領(lǐng)導(dǎo)出席。如需邀請(qǐng)，舉辦單位應(yīng)提前一個(gè)月上報(bào)，并將領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排表、發(fā)言稿報(bào)送交國(guó)際交流處。

第八條    堅(jiān)持厲行節(jié)約、講求實(shí)效。嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、住宿檔次、會(huì)議時(shí)間和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，會(huì)議原則上安排在校內(nèi)進(jìn)行，不組織安排會(huì)后公款游覽、參觀(guān)。

第九條    會(huì)議結(jié)束后，舉辦單位要認(rèn)真總結(jié)，并于會(huì)議結(jié)束后7日內(nèi)將書(shū)面總結(jié)（同時(shí)需要電子版）、影音資料以及會(huì)議中形成的重要文獻(xiàn)送交國(guó)際交流處存檔。國(guó)際交流處負(fù)責(zé)向湖南省外僑辦匯報(bào)，并將會(huì)議材料移交校檔案館保管。

第十條    本規(guī)定自頒布之日起施行，由國(guó)際交流處（港澳臺(tái)事務(wù)辦公室）負(fù)責(zé)解釋。

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