——學(xué)籍與學(xué)位管理部剪影

用責(zé)任擦亮“窗口”，使管理更有力度

學(xué)籍與學(xué)位管理部是直接服務(wù)于學(xué)生和站點的“窗口”部門，也是一體化育人體系中的重要一環(huán)。幾年來，學(xué)籍與學(xué)位管理部的7名同志，在管理育人中發(fā)揮著重要的作用。

或許在個別人的印象中，他們的工作不是那么眩目，但他們每年承擔(dān)的工作量是巨大的。據(jù)了解，每畢業(yè)一個學(xué)生，需要經(jīng)過28個工作程序，蓋16個印章。每授予一個學(xué)位證書需要18個工作程序，蓋6個印章，每年畢業(yè)生總數(shù)近2萬人，授予學(xué)位近千人。這些數(shù)字的背后，是他們每天忙忙碌碌的身影，是他們揮灑的工作激情，是他們流下的辛勤的汗水！

分管院領(lǐng)導(dǎo)向英副院長多次為學(xué)籍與學(xué)位管理部7名同志的工作點贊。她甚至自掏腰包買來西瓜，送給冒著酷暑加班的同志們解渴。

他們的工作枯燥繁瑣，既需要細(xì)致和耐心，更需要熟練掌握國家政策，保留決策證據(jù)。他們每項工作都必須做到零差錯?！耙驗殄e一個對我們而言，差錯率可能是萬分之幾，但對學(xué)生而言就是百分之百。”部門主任蘇漢元說。

用真情做好每一項工作，使管理更有溫度

“管理無小事，件件皆育人”。這是學(xué)籍與學(xué)位管理部7名同志始終秉持的一個理念。

今年就要退休的田植老師負(fù)責(zé)學(xué)位工作。她一人從頭管到尾，工作環(huán)節(jié)繁瑣細(xì)致。一年兩次學(xué)位申報審批、學(xué)位外語考試，閱卷，資格審查需要逐一校對，要聘請教師，發(fā)放酬金，要對接協(xié)調(diào)省、市兩級考試院和學(xué)校教務(wù)處的相關(guān)工作人員，要安裝調(diào)試報名報考儀器設(shè)備……現(xiàn)場報名時，中午加班是家常便飯。但她從未抱怨過，臉上總是掛著一絲淺淺的笑容。

受疫情影響，今年上半年，學(xué)位外語報考工作三次推遲，三次更改網(wǎng)上報名通知。上半年學(xué)位申報審核，需要提交實物資料，她多次到門口接學(xué)生。宋秀麗和甘吉玉兩位老師更是輪流在校大門口值班一周，把學(xué)生接進(jìn)來。

上半年學(xué)位外語考試報名1938人，符合申報條件的學(xué)生449全部及時提交資料，沒有落下一個人，最后審批通過率100％，學(xué)位委員會審查時全票一致通過。

負(fù)責(zé)畢業(yè)證書和檔案發(fā)放管理的張蕙老師，盡管明年就要退休了，但她始終把一名共產(chǎn)黨員的責(zé)任扛在肩上。因為發(fā)證是最后一道關(guān)卡，要做的事很多，首先要逐個進(jìn)行費用清算，和財務(wù)溝通，能發(fā)不能發(fā)的要逐一清點。自考學(xué)生畢業(yè)證，從考試院蓋完章過來不是按站點排列的，需要重新清點驗收，按站點分揀，重新編制發(fā)放花名冊，她和部門同事們?nèi)恳黄鹆魉鳂I(yè)，都要耗時費力一星期以上。她還要核實領(lǐng)取人身份，記錄身份證號，要簽字留底，最后報祝艷芳老師上網(wǎng)。她還要負(fù)責(zé)補(bǔ)辦畢業(yè)證明書和檔案以及其他學(xué)籍學(xué)歷證明等額外工作。由于成教畢業(yè)證書貼照片、畢業(yè)生檔案制作和密封工作時間緊，她也要經(jīng)常一起加班協(xié)助。

負(fù)責(zé)檔案管理的甘吉玉老師，打印檔案袋封面信息時，只能用針式打印機(jī)，手動一個一個地進(jìn)行，守著打，袋子厚薄不一樣，紙張質(zhì)量不一樣，摩擦力不一樣，容易歪，嚴(yán)重的時候會卡紙，打壞了要重來，打印畢業(yè)證書也一樣。

用細(xì)心抓好每一個環(huán)節(jié)，使管理更加規(guī)范

隨著國家對學(xué)籍檔案的管理越來越規(guī)范，要求也越來越高。各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性是做好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全意識是開展學(xué)籍工作的首要條件，為此，學(xué)籍學(xué)位管理部制定了“錄入數(shù)據(jù)有依據(jù)，修改數(shù)據(jù)有授權(quán)，違規(guī)修改可追查”的數(shù)據(jù)管理流程和責(zé)任安全體系。

祝艷芳老師負(fù)責(zé)學(xué)信網(wǎng)信息管理和學(xué)籍異動，她是一名黨員，還長期兼任支委工作。她把發(fā)揮共產(chǎn)黨員的先鋒模范作用與本職工作很好地結(jié)合起來。她每年要負(fù)責(zé)新生網(wǎng)上注冊、畢業(yè)生數(shù)據(jù)預(yù)審、打印畢業(yè)證書、畢業(yè)生學(xué)歷網(wǎng)上注冊等主要工作，還要辦理成教學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、保留學(xué)籍、取消學(xué)籍、自動放棄學(xué)籍、前置學(xué)歷審查以及歷史遺留的學(xué)籍信息勘誤等工作。

這些工作流程復(fù)雜，工作繁瑣，每修改一個信息需要向部門或分管領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)送需要驗證碼驗證才能完成，快則當(dāng)天完成，慢則需要幾星期幾個月，結(jié)果出來后又要逐個與學(xué)生不厭其煩地電話溝通，耐心做好學(xué)生思想工作，指導(dǎo)他們?nèi)バn案館查找歷史資料。

她不僅要教會學(xué)生寫信息勘誤申請，提交各種證據(jù)支撐材料（有的多達(dá)11種）。為避免出差錯，她專門備了個本子，隨時記錄這些信息及反饋情況。

負(fù)責(zé)學(xué)籍異動辦理和人數(shù)統(tǒng)計的宋秀麗老師，也有個這樣的小本子。她每年要辦理自考、成教新生注冊，編班編學(xué)號，最后編制新生花名冊存檔，期間要多次與站點反復(fù)溝通，還要統(tǒng)計上報各種數(shù)據(jù)，協(xié)助財務(wù)完成學(xué)費清算負(fù)責(zé)學(xué)籍異動和人數(shù)統(tǒng)計工作。

張喜玲老師負(fù)責(zé)學(xué)生成績管理。學(xué)生成績單是學(xué)生檔案最重要的材料之一，也是必須永久保存的檔案材料，不允許有半點差錯。成績導(dǎo)入看似簡單，但還要及時校對，做到零差錯，具體操作時還要協(xié)助業(yè)務(wù)部門催促站點及時提交成績，還要防止站點報虛假成績，所有成績報齊后，還要按站點按專業(yè)編制并打印成績冊存檔。今年學(xué)校檔案館提出了新要求，成績冊要編制電子目錄，又增加了很大工作量，但張喜玲老師任勞任怨地完成了任務(wù)，她提交的成績檔案材料被校檔案館作為教學(xué)院系的模板推廣。

近年來，學(xué)籍與學(xué)位管理部圍繞“規(guī)范、高效”兩個關(guān)鍵詞做文章，以“制度完善、流程合理、程序正確、理由充分、依據(jù)明確、定性準(zhǔn)確，結(jié)果適當(dāng)”為目標(biāo)，在院黨政正確領(lǐng)導(dǎo)和部門同志們的共同努力下，學(xué)籍管理工作水平得到提升，真正做到了公平公正公開。

學(xué)籍與學(xué)位管理部的7名同志，用實干踐行著繼教人的初心和使命。