11月1日，學(xué)校在一辦四樓會議室召開“2016年湖南省大學(xué)生田徑運動會”承辦工作協(xié)調(diào)會。副校長葉澤主持會議，黨政辦、宣傳部、教務(wù)處、學(xué)工部、保衛(wèi)處、團委、后勤處、后勤集團、校醫(yī)院等相關(guān)職能部門主要負責人參加會議。

體育學(xué)院院長張懇介紹了承辦本次比賽的背景和意義，對賽事前期籌備工作進行了通報，并就各職能組構(gòu)成及分工和近期待辦事項作了具體部署，明確了各單位的職責任務(wù)，各參會部門一致表示要通力合作做好賽事承辦工作。

葉澤指出：大學(xué)生田徑運動會是我省大學(xué)生的重要活動，是校園文化建設(shè)的重要載體，是教育教學(xué)工作的重要組成部分，對于促進學(xué)校體育活動的普及，釋放高校體育實踐育人的功能有著非常重要的意義。他還就賽事籌備工作方案及各部門任務(wù)分解表提出了要求：一是各部門要高度重視、大力宣傳、精心組織、廣泛參與、協(xié)調(diào)配合，提高安全責任意識，確保學(xué)生人身和財產(chǎn)安全。二是要全力做好服務(wù)工作，以優(yōu)質(zhì)、熱情的服務(wù)努力把省大學(xué)生田徑運會辦成展示理工精神、提升理工形象、富有時代特色、推動和諧進步的體育盛會。